E-Invoicing in Österreich über PEPPOL

PEPPOL ist die technologische Basis für E-Procurement in der
EU – und ist auch eine gute (aber nicht die einzige) Option für das E-Invoicing in Österreich.

In Österreich werden PEPPOL-UBL und ebInterface als Formate für Rechnungen an die Bundesregierung anerkannt.

In vielen Ländern der EU entwickelt und verbreitet sich PEPPOL immer weiter. Lesen Sie hierzu auch unseren Leitfaden mit einer Einführung zu PEPPOL.

Wo ist E-Invoicing in Österreich verpflichtend und wo ist es bereits möglich?

Die elektronische Rechnungsstellung Business-to-Government (B2G) des Bundes ist seit 1. Januar 2014 verpflichtend. Alle (in Österreich ansässigen) Lieferanten der österreichischen Institutionen des Bundes sind verpflichtet, Rechnungen nach dem österreichischen IKT-Konsolidierungsgesetz (IKTKonG) in elektronischer Form zu übertragen.

Die Institutionen des Bundes bzw. der Bundesregierung sind im Allgemeinen:

• Alle Ministerien und ihre nachgeordneten Verwaltungen
• Das Parlament
• Das Amt des Bundespräsidenten
• Der Verwaltungsgerichtshof
• Das Verfassungsgericht
• Die österreichische Ombudsstelle
• Der Rechnungshof

Auch viele andere Einrichtungen des öffentlichen Sektors (z. B. Bundesländer, Gemeinden und Unternehmen im Staatsbesitz) beherrschen E-Invoicing inzwischen – auch wenn es für Lieferanten hier noch nicht verpflichtend ist.

Die Automatisierung der Rechnungsstellung durch E-Invoicing lohnt sich im Vergleich zu manuellen Prozessen mit Papier dann, wenn sie mit möglichst vielen Rechnungsempfängern realisiert werden.

In welchen Formaten kann die Übertragung von Rechnungen in Österreich erfolgen?

Die Rechnungsstellung B2G in Österreich kann in folgenden Formaten erfolgen:

• ebInterface ist der nationale XML-Rechnungsstandard für Österreich.
• PEPPOL-UBL ist ein internationaler gebräuchlicher Standard und verwendet ein Subset der UBL 2.0 Spezifikation. UBL ist ein offener Standard, der von OASIS gepflegt wird und auch in anderen Ländern verwendet wird.

Welche Übertragungswege sind in Österreich möglich?

Die Rechnungsübertragung B2G kann in Österreich über folgende Wege erfolgen:

• Manueller Upload über E-RECHNUNG.GV.AT. Dieser bietet sich an, wenn nur selten Rechnungen an den öffentlichen Sektor gestellt werden.
• Nutzung der die Internetplattform E-RECHNUNG.GV.AT zum automatischen Austausch
  • über Webservice:
    E-RECHNUNG.GV.AT unterstützt dabei die Formate ebInterface und PEPPOL-UBL.
  • über die PEPPOL-Transportinfrastruktur
    E-RECHNUNG.GV.AT unterstützt dabei nur das PEPPOL-UBL Format. Dazu wird ein zentralisierter öffentlicher PEPPOL Service Metadata Publisher (SMP) für Österreich verwendet. In diesem SMP sind derzeit 5.000 Benutzer als PEPPOL-Empfänger aktiviert.

Fazit

Die Nutzung der PEPPOL-Transportinfrastruktur zum Versand von elektronischen Rechnungen auf Basis des PEPPOL-UBL Formats ist eine in Österreich anerkannte Methode der elektronischen Rechnungsstellung und eine gute Alternative zum Einsatz von Webservices und dem ebInterface-Format.

Größere Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung sollten Lösungsanbieter in Betracht ziehen, die ihnen auch über einen PEPPOL-Zugangspunkt den notwendigen Zugang zu E-RECHNUNG.GV.AT  (für den Versand an B2G-Behörden) ermöglichen und auch über die Kompetenz verfügen, die verschiedenen E-Invoicing-Datenformate in Europa zu unterstützen.

Durch einen solchen Anbieter kann der E-Invoicing-Prozess vollständig automatisiert werden, ohne dass eine einzelne Direktverbindung zu E-RECHNUNG.GV.AT  nötig wird. Die Verbindung zum Anbieter kann wiederverwendet werden, um die elektronische Rechnungsstellung in anderen Ländern zu erleichtern.

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E-Invoicing ist und bleibt trotz zunehmender Standardisierung komplex. Da ist es wichtig, dass man für seine E-Invoicing-Vorhaben einen Partner auswählt, der sich mit den Themen umfassend auskennt. Egal ob PEPPOL oder ebInterface, welche E-Invoicing-Formate auch immer und aus welchen ERP-Systemen die Rechnungsdaten kommen.

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