PEPPOL-BeneluxDieser Blog beschreibt die verfügbaren E-Invoicing-Möglichkeiten in Benelux mit und ohne PEPPOL.

PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein internationales Projekt zur Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union. PEPPOL wird in vielen EU-Ländern immer häufiger eingesetzt. Inzwischen haben 11 Länder ihren jeweilige nationale PEPPOL-Behördenansprechpartner benannt, die die Nutzung von PEPPOL in ihrem Land vorantreibt. In Belgien, den Niederlanden und Luxemburg haben verschiedene Initiativen zu einer zunehmenden Akzeptanz beim Versand von Rechnungen an die lokalen Behörden geführt (Business-to-Government, B2G). Weitere Informationen zu PEPPOL finden Sie auf der Informationsseite der Open PEPPOL Initiative oder im SEEBURGER Blog.

E-Invoicing in den Benelux-Ländern und die Bedeutung von PEPPOL

Aufgrund der rechtlichen Gleichstellung von Papier- und elektronischen Rechnungen wird E-Invoicing in den Benelux-Ländern seit vielen Jahren eingesetzt. In der Vergangenheit spielten wirtschaftliche Erwägungen bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Unternehmen die Hauptrolle. Die Regierungen fördern mittlerweile den digitalen Trend, indem sie die Unternehmen veranlassen, elektronische Rechnungen an die Regierung zu senden. Beim E-Invoicing sind zwei Aspekte zu berücksichtigen, das Datenformat und die Kommunikation. PEPPOL definiert ein eigenes Datenformat namens PEPPOL-UBL; in verschiedenen Ländern gibt es jedoch bereits unterschiedliche Formate. Das PEPPOL-Netzwerk kann diese anderen Formate auch über die so genannten PEPPOL Access Points übertragen.

Belgien

Belgien fördert E-Invoicing und E-Procurement, da es zu einer enormen Effizienzsteigerung und Einsparungen von bis zu 3,5 Milliarden Euro pro Jahr in Belgien führen könnte – und das nur für B2G E-Invoicing. Die Plattform für B2G E-Invoicing heißt Mercurius. Im Jahr 2016 beschloss Belgien, Mercurius die Annahme des PEPPOL-Formats zu ermöglichen, und damit ist Belgien einen Schritt weiter in Richtung Interoperabilität mit dem Privatsektor. BOSA DTO (ehemals Fedict) ist der belgische PEPPOL-Behördenansprechpartner und verantwortlich für die Mercurius-Plattform. Die Verbreitung von PEPPOL in Belgien ist eine Schlüsselkomponente der belgischen E-Procurement-Generalisierungsstrategie.

Seit 2017 ist B2G E-Invoicing in Flandern obligatorisch und seit 2018 auf Bundesebene für alle Vertragsvolumina über 135.000 Euro. Geplant ist die weitere Einführung von B2G E-Invoicing bei allen anderen lokalen Verwaltungen, so dass in Zukunft alle B2G-Rechnungen in Belgien elektronisch ausgetauscht werden. Lieferanten mit geringem Rechnungsvolumen können ihre Rechnung manuell in Mercurius erfassen und an die öffentliche Verwaltung senden. Um größere Mengen an Rechnungen elektronisch versenden zu können, muss man das PEPPOL-Datenformat PEPPOL-UBL nutzen und eine Verbindung zu einem PEPPOL-Zugangspunkt haben. Größere Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen an das E-Invoicing sollten sich an einen kompetenten Lösungsanbieter wenden.

Die Niederlande

Die niederländische Regierung hat bereits 2012 einen Teil der Richtlinie 2010/45/EG in nationales Recht umgesetzt, indem sie die Vorschriften für die Rechnungsstellung in Bezug auf die Erhebung der Mehrwertsteuer vereinfacht und die Anforderungen an die papierbasierte und elektronische Rechnungsstellung harmonisiert hat. Während alle Lieferanten der Zentralregierung seit 2017 verpflichtet sind, Rechnungen für jeden neuen Beschaffungsvertrag elektronisch einzureichen, wird B2G E-Invoicing ab dem 18. April 2019 für alle Behörden in den Niederlanden obligatorisch. Der digitale Regierungsdienst des niederländischen Innenministeriums stellt ein elektronisches Dienstleistungsportal namens Logius zur Verfügung, das auch den niederländischen Behörden die Zugangspunkte für die elektronische Rechnungsstellung bietet.

Lieferanten haben 4 Kommunikationsmöglichkeiten, um Logius zu erreichen:

  1. Leveranciersportaal ist der Logius-Service für das manuelle Hochladen von Rechnungen.
  2. Digipoort ist der Logius-Service für die automatische Verarbeitung über eine Direktverbindung. Dies erfordert die Einrichtung und Wartung der Verbindung durch den Lieferanten.
  3. Simplerinvoicing ist der niederländische PEPPOL-Behördenansprechpartner. Es handelt sich nicht um einen Dienstleister, sondern vielmehr um ein Netzwerk hauptsächlich von Buchhaltungssoftwareanbietern und lokalen Lösungsanbietern.
  4. Über kompetente Lösungs-/Dienstleister, die über PEPPOL auf Digipoort zugreifen und einen Full-Service anbieten (in den Niederlanden lokal als »Intermediäre« bezeichnet). SEEBURGER ist einer von ihnen.

Die niederländischen Behörden fordern niederländische spezifische UBL-Formate (UBL-OHNL, SI-UBL & SETU (HR – XML) für E-Invoicing-Meldungen. Für die Optionen 2-4 kann die Umwandlung in diese Formate entweder durch den Lieferanten oder einen Dienstleister erfolgen. Für Lieferanten mit einer geringen Anzahl von Rechnungen oder mit nur lokalen B2G E-Invoicing-Anforderungen ist ein manueller Upload oder die Verwendung von Standards der Buchhaltungssoftware sinnvoll. Größere Unternehmen mit unterschiedlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung sollten Lösungsanbieter (einen „Intermediär“) in Betracht ziehen, die ihnen über einen PEPPOL-Zugangspunkt den notwendigen Zugang zu Digipoort ermöglichen um an B2G-Behörden zu senden. Weiterhin sollte der Anbieter über Kompetenzen zur Unterstützung der verschiedenen E-Invoicing-Datenformate in Europa verfügen. Durch einen solchen Anbieter kann der E-Invoicing-Prozess vollständig automatisiert werden, ohne dass eine direkte Verbindung zu Digipoort besteht. Diese Verbindung zum Lösungsanbieter kann wiederverwendet werden, um die elektronische Rechnungsstellung in anderen Ländern zu erleichtern.

Luxemburg

Die luxemburgische Regierung plant, die E-Invoicing-Richtlinie 2014/55/EU 2018/2019 in nationales Recht umzusetzen. Rechnungen können bereits heute elektronisch an Behörden versendet werden; es sei jedoch darauf hingewiesen, dass die Behörden die empfangenen E-Invoices derzeit noch manuell weiterverarbeiten. E-Invoices können über einen PEPPOL-Zugangspunkt eingereicht werden. Die luxemburgische Regierung verpflichtet inzwischen alle Regierungsorganisationen zur Nutzung eines PEPPOL-Zugangspunktes und drängt diese Organisationen, elektronische Rechnungen in das Buchhaltungssystem der Regierung zu integrieren, so dass in Zukunft die Verarbeitung und der Zahlungsverkehr vollständig automatisiert werden können. Dennoch sollten B2G-Lieferanten in Luxemburg mit dem E-Invoicing beginnen, da die Einsparungen auf ihrer Seite im Vergleich zu Papierrechnungen offensichtlich sind.

Mit den SEEBURGER Cloud Services können Sie EU-konforme elektronische Rechnungen schnell und einfach an Behörden und andere PEPPOL-Partner in Benelux versenden.

Für eine einfache und sichere Implementierung ist es sehr sinnvoll, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der E-Invoicing mit oder ohne PEPPOL versteht und über langjährige Erfahrung in der ERP-Systemintegration, elektronischen Formaten und hochskalierbaren Cloud-Services in verschiedenen Ländern verfügt.

Abbildung: B2G E-Invoicing in Benelux mit SEEBURGER

SEEBURGER Cloud Services bietet einen vorkonfigurierten E-Invoicing Cloud Service für Benelux und darüber hinaus. Es lässt sich nahtlos in SAP und jedes andere ERP-System integrieren, stellt die notwendige Kommunikation zu allen B2G-Behörden sicher und beinhaltet die rechtssichere Archivierung für Belgien, die Niederlande und Luxemburg.

Die Vorteile der Nutzung von SEEBURGER E-Invoicing Cloud Services für Benelux sind:

  • Erfahrung – Sie können unsere E-Invoicing-Expertise nutzen, um Entscheidungen zu treffen, wie Sie mit Ihren Anforderungen umgehen können.
  • Abdeckung – Wir unterstützen alle notwendigen E-Invoicing-Datenformate.
  • Einfachheit – Sie benötigen nur eine einzige Verbindung aus Ihrem ERP-System, um ALLE Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in den Benelux-Ländern zu erfüllen.
  • Integration – Wir sind PEPPOL Access Point und leiten die konformen Daten an die zuständigen Behörden in diesen Ländern weiter.
  • Flexibilität – Sie haben die Möglichkeit, SEEBURGER Cloud Services auch für alle anderen globalen E-Invoicing-Anforderungen zu nutzen.

 

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