ZUGFeRD, XRechnung und Co: Was sind die Grundlagen der elektronischen Rechnung und welche Formen des E-Invoicing gibt es? Wir erklären worin sich die verschiedenen Formate unterscheiden.

Als Motor der Digitalisierung widmet SEEBURGER dem Thema E-Invoicing eine komplette Reihe an Blogbeiträgen, die das Thema aus diversen Perspektiven beleuchten. In diesem Beitrag betrachten wir die Grundlagen des E-Invoicings und heben die Unterschiede der Typen und Formate hervor.

Papierrechnungen müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllen – bei elektronischen Rechnungen ist dies nicht anders. Mit der Verordnung zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes und der Bundesregierung (E-Rech-VO) erhält die elektronische Rechnung erstmals einen gesetzlichen Rahmen und wird schrittweise ab 2018 für alle öffentlichen Institutionen ausgerollt. Dabei stellt sich natürlich die Frage, was eine elektronische Rechnung ausmacht. Dabei sind zwei unterschiedliche Typen von Rechnungen voneinander zu unterscheiden:

  1. Elektronische Rechnungen mit unstrukturierten Daten und
  2. Elektronische Rechnungen mit strukturierten Daten

Unter Rechnungen mit unstrukturierten Daten fallen beispielsweise Rechnungsdokumente, die im Anhang einer E-Mail als reine PDF-Datei verschickt werden. Hierbei handelt es sich bei der PDF-Datei bloß um das digitale Abbild der Papierrechnung, das keine weiteren Informationen mit sich trägt, die eine vollautomatische und maschinelle Bearbeitung ermöglichen. Der Empfänger muss die Informationen entweder über Workflows oder manuell aus der Rechnung entnehmen und weiterverarbeiten.

Rechnungen mit strukturierten Daten können in jeglicher Form verschickt werden, die eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht und auf die sich die Parteien geeinigt haben. Im Unterschied zur Rechnung mit unstrukturierten Daten ist hier das Rechnungsabbild von geringer Bedeutung, da es nicht zur schnelleren Verarbeitung beiträgt. Demnach besteht dieser Typ von Rechnung häufig nur aus einer fest vordefinierten Zeilenfolge, in welcher die Informationen in einer vorgeschriebenen Reihenfolge hinter einander aufgelistet werden.

Mit der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Kommission und der neu entwickelten Norm EN 16931 des Komitee für Normung CEN wurde eine europaweite Vorgabe für elektronische Rechnungen eigeführt. Hierbei wird in Formate mit ausschließlich strukturierten Daten und hybride Formate unterschieden, die neben dem Datenformat ein Rechnungsabbild mit sich tragen.

Sowohl das ZUGFeRD-Format, wie auch die XRechnung sind solche hybriden Formate.  Die elektronische Rechnung nach dem ZUGFeRD Standard besteht aus zwei Komponenten: einem visuell lesbaren PDF und einer maschinell verarbeitbaren XML-Datei, die beide separat durch den Rechnungssteller erzeugt werden. Dadurch können auch durch den Rechnungsempfänger auch einzeln nach Bedarf be- bzw. verarbeitet werden. Die Übertragung vom Ersteller zum Empfänger erfolgt übrigens integriert, die bedeutet, dass  die XML-Datei in das PDF/A3 eingebettet wird und nur die PDF/A3 verschickt wird.

Der Typisierung des Komitees für Normung nach EN 16931 folgend können Formate compliant, fully compliant und CIUS (Core Invoice Usage Specification = Anwendungsempfehlungen) sein.  Damit ein Format als compliant eingeschätzt wird, darf es keine Geschäftsregeln des Datenmodells verletzen noch Datenfelder ergänzen. Es darf allerdings optionale Felder in Pflichtfelder umwandeln. Ein Format wird als fully compliant bezeichnet, wenn das Datenmodell und die dazugehörigen Geschäftsregeln exakt der Norm entsprechen und keine Verschärfungen oder Ergänzungen zu der Norm bestehen. Als CIUS dagegen werden Anwendungsspezifikationen einer Kernrechnung angesehen, die compliant zur Norm sind.

Während das ZUGFeRD 2.0 Profil ein fully compliant CIUS nach der EN 16931 Norm darstellt, da es weder Verschärfungen noch Ergänzungen zur Norm besitzt, ist die XRechnung mit der Änderung einiger optionaler Felder zu Pflichtfeldern durch diesen Eingriff nur als compliant CIUS anzusehen. Daher ist die XRechnung anders als das ZUGFeRD 2.0 Profil als compliant CIUS kein eigenständiger Standard für ein Rechnungsformat.

Obwohl diese ganzen Fachbegriffe kompliziert und verwirrend anmuten, ist es gar nicht so komplex. Das eine Branche sich auf Vorgaben einigt, die eine Rechnung einzuhalten hat, ist seit Jahren üblich. Nichts anderes hat die öffentliche Verwaltung bei der XRechnung gemacht. Mit ihren Anpassungen an der CEN Norm hat sie ihre eigenen Anwendungsspezifika für ihr Rechnugsformat definiert, welche von den Lieferanten eingehalten werden müssen. Es darf davon ausgegangen werden, dass je nach Industrie und Umfeld in Zukunft deutlich mehr dieser angepassten CIUS auf Lieferanten zukommen werden.

Das ZUGFeRD 2.0 Format dagegen ist ein richtiger Standard nach der CEN Norm, der aber auch branchenspezifisch mit einem CIUS angepasst werden kann. Für diese Anpassungen wurden im Standard spezielle Platzhalter eingefügt, damit die Rechnung weiterhin der Norm entsprechen kann und gleichzeitig den Anforderungen der Branche gerecht wird.

Jede ZUGFeRD-Rechnung in der Branchenausprägung Utilties setzt aktuell beispielsweise auf dem Zählpunkt (in der Zukunft auf der Marktlokation) als Anknüpfungspunkt an, damit sich jeweils eine Rechnung nur auf einen Entnahmepunkt bezieht. Dies bedeutet aber auch, dass es in diesem Format keine Sammelrechnung gibt und diese in einzelnen Rechnungen abgewickelt werden müssen. Allerdings wird dieser „Nachteil“ durch den großen Vorteil bei Rechnungskorrekturen aufgewogen, denn hier muss anders als üblich nicht die komplette Sammelrechnung korrigiert werden, sondern eben nur die einzelne Rechnung.

Generell ist noch zu erwähnen, dass für den ZUGFeRD-Standard Utilities diverse Rechnungselemente frühzeitig definiert und abgestimmt worden sind. Beispielsweise sind der Inhalt und die Struktur der eigebetteten XML-Datei standardisiert worden, sodass alle Elemente der Rechnung in ihrem spezifischen Segment zu finden sind. Gleiches gilt auch für Strom- und Gas-Produkte, die in einer Artikelliste definiert wurden, die alle aktuell auf dem Markt vertriebenen Produkte abdeckt. Abschließend wurden zudem auch noch Fragen zur Mandatsreferenz sowie der Datensicherheit und Rechnungsarchivierung abgestimmt und als Empfehlungen herausgegeben.  Durch diesen frühzeitigen Planungs- und Harmonisierungsaufwand ist ZUGFeRD in der Utilities-Ausprägung aktuell das am besten für die Versorgungsindustrie zugeschnittene Format der elektronischen Rechnung.

SEEBURGER ist bereits seit Jahren am Forum elektronische Rechnung (FeRD) beteiligt und treibende Kraft in der Arbeitsgruppe „ZUGFeRD für Utilities“ zur Definition des Branchenstandards für die Energiebranche. Die Gruppe wurde über die EDNA initialisiert und steht in engem Austausch mit dem BDEW und der Arbeitsgruppe EDI@energy, um das ZUGFeRD-Format an die Anforderungen der Versorgungsindustrie anzupassen. Seit Januar 2017 gibt es nun die ZUGFeRD Branchenausprägung Utilities Version 1.0, die bereits bei diversen Kunden in den produktiven Betrieb gestartet ist.

Der nächste Artikel in dieser Beitragsreihe wird die verschiedenen Datenquellen für elektronische Rechnungen betrachten und aufzeigen, aus wie vielen diversen Systemen Daten in das Rechnungsformat übertragen werden können.

Wir laden Sie auch herzlich zu unserer Reihe an Meet-the-Expert Webinaren zum E-Invoicing ein. In diesem Format stellen Ihnen ein Experte eines Kunden und/oder ein Experte von SEEBURGER einen bestimmten Aspekt der E-Invoicing-Thematik vor und beantworten Ihre Fragen.

Hier finden Sie unsere WebCasts zur E-Invoicing-Reihe: EDI, ZUGFeRD, XRechnung & Co.