Geschäftsprozesse mit Lieferanten digitalisieren – so kann das auch im Mittelstand gelingen!

EDI ist für viele Unternehmen bereits seit einigen Jahren etabliert, um Kundenprozesse digital abzuwickeln. In den meisten Fällen wurden Anfragen der eigenen Kunden nach EDI bedient und die Bedürfnisse des eigenen Vertriebes, den Kunden zufrieden zu stellen, erfüllt.

Auf der anderen Seite stehen die sogenannten „Hubs“ – Unternehmen wie Baumarktketten, Automobilhersteller, Retailer und Supermarkt-Ketten – die Ihre Lieferanten mittels EDI angebunden haben (B2B), auf Kundenseite jedoch kein EDI benötigen, weil dies ein klassisches Business-to-Customer (B2C) Geschäft ist.

Das aktuelle Hype-Thema Digitalisierung durchdringt immer mehr den Mittelstand, sodass sich dieser auch vermehrt die Frage stellt: „Welche Prozesse zu meinen Geschäftspartnern sollten darüber hinaus digitalisiert werden?“

Somit werden in die Diskussion nicht nur die Vertriebsseite einbezogen, sondern auch immer mehr andere Bereiche wie Einkauf, Rechnungswesen oder Produktion. Dabei wird schnell deutlich, wie unternehmenskritisch auch die dort abgewickelten Prozesse werden, wenn Verzögerungen entstehen oder Fehler passieren.

Ein kurzes Beispiel aus der Praxis:
Unser Kunde ist ein mittelständisches Unternehmen ohne große Produktionstiefe. Dieser lässt sich von Systemlieferanten bereits fertige Bausätze liefern, die im eigenen Unternehmen nur endmontiert, gelabelt und verkauft werden. Dabei ist es sehr wichtig, dass bei Bestellungen von Kunden die benötigten Bauteile möglichst schnell und zuverlässig der Produktion zur Verfügung gestellt werden.

Das Problem: Der Einkauf sendet Bestellungen an Lieferanten per E-Mail und der Wareneingang wartet auf die Lieferung. Bei der Lieferung wird der Papier-Lieferschein abgeglichen mit der Bestellung – manuelle Arbeiten direkt beim Wareneingang oder beim Einkäufer inklusive. Gerade wenn der Lieferant nicht alle Teile geliefert hat, ist das eigene Lieferdatum gegenüber dem Kunden in Gefahr und sorgt für Stress bei der Produktion und dem Einkauf. Der zuständige Einkäufer wäre sehr dankbar gewesen, wenn er eine Bestätigung des Auftrages mit genauer Liefermenge und -datum erhalten hätte und proaktiv bei Alternativlieferanten die noch offene Menge an Teilen hätte bestellen können. Diese langsamen, papierbasierten Geschäftsprozesse mit Lieferanten sind noch häufig anzutreffen, aber leider unternehmenskritisch und ineffizient. Doch diese Problematik muss nicht sein!

Die Digitalisierung der Geschäftsprozesse mit Lieferanten kann auch mittelständischen Unternehmen gut gelingen. Gerade aufgrund von Cloud- oder hybriden Angeboten für EDI und WebEDI sind die Zugänge zu modernen Integrationslösungen einfacher und Einstiegshürden minimiert worden.

Das genannte Beispiel  zeigt, dass bei einer durchdachten Integration der Lieferanten Medienbrüche vermieden, manuelle Arbeit reduziert und Lieferengpässe hätten vermieden werden können. Unser mittelständischer Kunde hat gemeinsam mit seinen Lieferanten nach genau solchen Lösungen gesucht, um die Zusammenarbeit zu stärken und Unternehmensrisiken sowie manuelle Aufwände zu reduzieren.

Diese proaktive Herangehensweise, das Gespräch mit seinen Lieferanten zu suchen ist erfolgversprechend.  Denn auch für die Lieferanten haben sich Mehrwerte ergeben! Durch die digitale Vernetzung mit ihren Kunden können Lieferanten u.a. die eigenen Prozesse automatisieren, Datenströme selbst überwachen und steuern sowie natürlich die Kundenbindung erhöhen.

Im eigenen Unternehmen profitiert  nicht nur der Einkauf von der Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Da der Einkauf seine Bestellquote im Zuge dieser Einführung erhöht hat und Lieferantenprozesse durchgängig etabliert wurden, erhält nun die Buchhaltung auch digitale Rechnungen per EDI oder WebEDI direkt ins eigene ERP System. Diese können teilweise sogar ohne Nacharbeiten – sprich „dunkel“ – verarbeitet werden. Der Aufwand durch Eingabe und Überprüfung der Rechnungsinformationen ins ERP System wurde damit drastisch reduziert.

Daher gibt es insgesamt eine klare Schlussfolgerung: Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen mit Lieferanten ist ein Win-Win für beide – Kunde und Lieferant! Starten Sie jetzt!