International tätige Unternehmen sind aufgrund staatlicher Vorgaben zunehmend dazu verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch zu erstellen und zu versenden. Doch in jedem Land gelten andere rechtliche Regelungen. Entsprechend komplex gestaltet sich oft der Prozess der elektronischen Rechnungsstellung.

Das Geschäft vieler Mittelständler wird von Tag zu Tag globaler – auch, weil viele von ihnen sich in den letzten Jahrzehnten von handwerklich geprägten Kleinbetrieben zu international agierenden Technologieunternehmen entwickelt haben. Das heißt, sie kaufen nicht nur weltweit ein, sondern verkaufen auch ihre Produkte und Dienstleistungen zunehmend ins Ausland. Also versenden sie auch eine wachsende Zahl von Rechnungen in verschiedene Länder. Und dies geschieht bei grenzüberschreitenden Business meist zwingend elektronisch.

Hierbei stehen Unternehmen vor der Herausforderung, die in den verschiedenen Regionen für die elektronische Rechnungsstellung, auch E-Invoicing genannt, geltenden, ständig wachsenden gesetzlichen Vorschriften zu beachten. Tun sie dies nicht, kann es teuer werden, denn die verhängten Bußgelder sind oft beträchtlich. Und in vielen Staaten können Unternehmen, auch ausländische, für Verstöße gegen die Rechnungsstellungsvorschriften sogar strafrechtlich belangt werden. In manchen Staaten betragen die Bußgelder bei deren Nichteinhaltung bis zu 50 Prozent des Rechnungsbetrags.

Immer mehr Staaten fordern E-Invoicing

Die Hauptursache für die wachsende Zahl von Rechnungsstellungs- beziehungsweise E-Invoicing-Vorschriften ist banal: Die Regierungen suchen nach neuen Wegen, ihre Steuergesetze durchzusetzen, auch beim internationalen beziehungsweise zwischenstaatlichen Handel und Geschäftsverkehr. Dies gelingt ihnen am einfachsten, indem sie Unternehmen, die innerhalb ihrer Landesgrenzen tätig sind, dazu verpflichten, sämtliche Rechnungen elektronisch bereitzustellen.

Entsprechende E-Invoicing-Regelungen existieren bereits in mehr als 60 Ländern weltweit, und ihre Zahl steigt. Bis 2020 wird sich die Verpflichtung, dass Unternehmen zum Beispiel digital signierte Rechnungen an die öffentliche Hand senden müssen, in Europa flächendeckend durchsetzen – der EU-Richtlinie 2010/45 sei Dank. Und in der Folge hiervon werden auch die Geschäftspartner dieser Unternehmen auf elektronische Rechnungen bestehen. Allein schon deshalb, um den mit der Verarbeitung von papierbasierten Rechnungen einhergehenden Mehraufwand zu vermeiden.

Bedeutung einer E-Invoicing Compliance steigt

Die Zukunft ist also klar: Die elektronische Rechnungstellung wird sich zum Standard nicht nur im Geschäft mit Regierungen, Ländern und Kommunen, sondern auch Unternehmen entwickeln, und zwar weltweit. Kein Problem denkt mancher Unternehmer, versendet er seine Rechnungen bereits heute als PDF elektronisch. Doch hier bezieht sich der Begriff „elektronisch“ nur auf den Übertragungsweg der PDF-Rechnungen, die in der Regel per E-Mail versandt werden. Das PDF-Format selbst erfüllt jedoch die zentrale Anforderung an ein echtes E-Invoicing nicht. Diese verlangt nämlich, dass die vom Lieferanten dem Kunden zugesandten Rechnungsdaten automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Das ist bei bildhaften PDF-Rechnungen so nicht möglich. Sie müssen wie eingescannte Papierrechnungen zunächst mittels einer automatisierten Text- und Zeichenerkennung erfasst und in strukturierte Daten umgewandelt werden. Dies ist ein zeitintensiver Prozess, der häufig ein manuelles Eingreifen erfordert. Ein Aufwand, den sich die Staaten gerne ersparen wollen.

Vorschriften divergieren von Land zu Land

Generell gibt es zwei Arten von Vorschriften für die elektronische Rechnungstellung, allgemein bekannt als Clearance und Post-Audit. Die Clearance-Regelungen der regulierenden Staaten verlangen, dass Rechnungen an Unternehmen in dem jeweiligen Land über eine zwischengeschaltete Regulierungsbehörde beglichen werden müssen, so dass unter anderem Echtzeit-Kontrollen möglich sind. Diese Echtzeit-Kontrollen beinhalten in der Regel digitale Signaturen. Der Begriff Post-Audit hingegen bedeutet, dass die Vorschriften der einzelnen Länder eine Mindestdauer festlegen, über die elektronische Versionen der Rechnungen für eine mögliche automatisierte Prüfung aufbewahrt werden müssen.

Das klingt eigentlich einfach, aber zumindest nicht nach einem Prozess, der es oft schwierig macht, Rechnungen im Betriebsalltag zu erstellen und an die Empfänger zu senden. Doch in fast allen 60 Ländern, in denen bereits heute eigene E-Invoicing-Vorschriften gelten, gibt es feine Unterschiede, welche Daten erhoben werden müssen, wie diese Daten erhoben werden müssen und welche Anforderungen an die digitale Signatur gestellt werden.

Staatliche Kontrolle verschärft sich

Wie wurde der berüchtigtste Verbrecher Amerikas in den 1920er- und 1930er-Jahren geschnappt? Nicht die Polizei legte ihm das Handwerk, sondern das Finanzamt sorgte dafür, dass er hinter Gittern landete und seinen „Geschäften“ nicht mehr nachgehen konnte. Ähnlich agiert heute eine wachsende Zahl von Staaten, um zum Beispiel ihr (Steuer-)Recht „grenzüberschreitend“ durchzusetzen. Hierzu zählt etwa auch der Ankauf von „entwendeten“ ausländischen Bankdaten durch bundesdeutsche Behörden.

Mit der gleichen Intention leitet das E-Invoicing international eine Art Beweislastumkehr ein. Zunehmend gilt im Fall einer Anklage, dass nicht die jeweilige Regierung beweisen muss, dass das betreffende Unternehmen schuldig ist, sondern das Unternehmen, dass es unschuldig ist. Entsprechend ernst sollten Unternehmen die E-Invoicing-Vorschriften nehmen.

 

Lesen Sie hier den zweiten Teil des Blogs …

Im E-Invoicing liegen auch Chancen für Unternehmen

Unterschiedliche rechtliche Regelungen in den Ländern machen die E-Rechnung komplex.
Warum das so ist und wieso in der Bewältigung der Probleme auch Chancen liegen,
erklärt der zweite Teil unseres Blogs.

 

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