Warum sich Anforderungen an die Optimierung der Produktionsprozesse und eine einsatzsynchrone Beschaffung oft nur in Verbindung mit der Nutzung des elektronischen Datenaustausches (EDI) erfolgreich umsetzen lässt, beleuchtet unser heutiger Blogbeitrag.

Große Lager verursachen hohe Kosten. Prozessoptimierung heißt das Zauberwort, mit dem viele Unternehmen nach Lösungen suchen, um das Ansammeln hoher Bestände zu reduzieren und dadurch schneller, flexibler und effizienter zu werden. Mit Just-in-Time bzw. Just-in-Sequence (einsatzsynchroner Beschaffung) werden Produktionsprozesse gezielt optimiert – zumindest in der Theorie. Vollständige Kapazitätsauslastungen bei gleichzeitiger Minimierung von Lagerbeständen ist das Ziel, das alle modernen Unternehmen anstreben. Das gelingt aber nur, wenn man die Zusammenhänge versteht und sich nicht in Details verstrickt.

Das Transportmittel ersetzt das Lager zur Kostenreduktion

Weil hohe Lagerbestände viele Kosten und Risiken mit sich bringen, versuchen Unternehmen schon lange, diese Ausgaben an die Lieferanten abzuwälzen und dadurch nicht nur Lagerplatz und -kosten einzusparen, sondern auch das gebundene Kapital zu reduzieren. Allerdings steigen dadurch die Anforderungen an reibungslose logistische Prozesse stetig an.

Schnell wird deutlich, wie die Logistik durch Just-in-Time wesentlich komplexer wird. Das benötigte Teil wird bei der Anlieferung unmittelbar in den Produktionsvorgang eingebunden, sodass sowohl der Weg zum Lager als auch die Lagerzeit wegfallen, was Arbeitszeit reduziert und Lagerkosten, beispielsweise durch Mieten oder Kapitalbindung, wegfallen lässt. Dadurch, dass die Lieferteile direkt vom Transportmittel in die Produktion gelangen, entfallen also zwei Wege, was die Gesamtkosten erheblich senkt. Auf diese Weise können Kapazitäten optimal genutzt werden, was demzufolge zur ganzheitlichen Prozessoptimierung beiträgt. Gleichzeitig steigt aber auch die Relevanz schneller und zuverlässiger Kommunikation, da es ansonsten bei verzögerten Lieferungen oder unerwarteten Produktionsstopps schnell zu Produktionsengpässen bzw. Lagerengpässen kommen kann.

Zur Prozessoptimierung muss das Timing stimmen

Somit wird offensichtlich, dass zuverlässiges Timing bei der Prozessoptimierung in höchstem Maße relevant ist. Durch Lieferengpässe oder Verzögerungen könnten andernfalls Produktionsprozesse unterbrochen werden, was eine Kettenreaktion auslösen könnte, wenn die nachfolgenden Prozess-Schritte in Abhängigkeit zu vorhergehenden stehen.

Das könnte beispielsweise bei Streiks oder Unwettern problematisch werden oder auch durch Verkehrsunfälle, die einen Transport verzögern. Schnell entsteht dadurch ein Produktionsengpass, der die gesamte Kette aufhalten kann und die Ausfallkosten rasant in die Höhe treibt. Eine Lösung zur Absicherung dieser Risiken wäre es, einen gewissen Lagerbestand für solche Notfälle direkt am Standort vorzuhalten, um einen reibungslosen Fortgang der Produktion und Kapazitätsauslastung sicherzustellen.

Jedoch sind diese Lagerkapazitäten natürlich begrenzt und gleichzeitig würde dieses Vorgehen das ursprüngliche Konzept des Just-in-Time ad absurdum führen. Ein Streik kann durchaus mehrere Tage andauern. Hätte man Lagerbestände, die diese Zeitspanne überbrücken lassen, so wäre man wieder bei hohen Lagerkosten durch Land, Immobilien und Kapitalbindung angelangt, die Sinn und Zweck der Just-in-Time-Vorteile verfehlen.

Anforderungen an Just-in-Time

Just-in-Time steht und fällt demnach mit einer exzellenten Infrastruktur. Transporte müssen nicht nur schnell und sicher ankommen, sondern bei unvorhergesehenen Verzögerungen sollten auch alternative Wege zur Verfügung stehen, um so Engpässe möglichst auszuschließen.

Weil dieser Informationsfluss über Unternehmensgrenzen hinweg funktionieren muss, ist es unerlässlich, diese Art der schnellen und zuverlässigen elektronischen Kommunikation zu einem wesentlichen Erfolgsfaktor zu erklären und zur Chefsache zu machen.

Jede Kommunikationspanne kann den gesamten Produktionsprozess aufhalten und so zu Engpässen führen, die kostenintensive Schäden verursachen oder gar die Rentabilität ganzer Produktionslinien eliminieren.

Wie wirkt man solchen Engpässen mit wirksamen Maßnahmen entgegen und profitiert dennoch von den Vorteilen von Just-in-Time? Eine Lösung stellt das Einrichten standardisierter Abläufe dar, die die automatische Bestellung bei Lieferanten gewährleistet und die komplette Auftragskommunikation automatisiert. Dadurch können menschliche Fehler bei manueller Bestellung und Erfassung minimiert werden und zudem wird gleichzeitig die Durchlaufzeit der Bestellungen verringert. So werden geringere Bestellmengen wirtschaftlich.

Prozessoptimierung durch Datenaustausch mithilfe von Electronic Data Interchange (EDI)

Wenn wir den elektronischen Datenaustausch als strategische Maßnahme verstehen, um die Vorteile von Just-in-Time-Konzepten zu nutzen, muss die Unternehmensführung die kostengünstige Einrichtung und den zuverlässigen Betrieb von Datenverbindungen zur Chefsache erklären.

Schließlich wird jetzt der schnelle und reibungslose elektronische Kontakt zu neuen Lieferanten zu einem Wettbewerbsvorteil. Wer in besonderen Situationen schnell auf neue Lieferanten ausweichen will oder muss, der kann es sich kaum leisten, ein monatelanges IT-Projekt aufzusetzen, um die alternativen Beschaffungsquellen an die eigene Logistik anzubinden.

Es wird deutlich, dass insbesondere die Standardisierung der Datenverbindungen zur Außenwelt bei gleichzeitiger Flexibilität gegenüber fremden Datensystemen ein Wettbewerbsfaktor wird, der elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen auf eine Belastungsprobe stellt.

Wie man die Flexibilität, Kostenoptimierung und Zuverlässigkeit vereint

Längst vorbei ist die Zeit, in der man jede Art von Datenaustausch zwischen Unternehmen in aufwändiger Kleinarbeit als Schnittstelle programmieren musste. Verschiedene Standards beim Datenaustausch schaffen hier eine Grundlage, die den Austausch von Bestell- und Lieferdaten standardisieren.

Weil der Teufel jedoch stets im Detail steckt, sind Standards kein Garant für Funktion. Dazu sollten Sie die fünf cleveren Grundsätze aus unserem E-Book kennen, die Ihnen dabei helfen, den so wichtigen Datenaustausch zwischen Unternehmen beherrschbar und reibungslos zu gestalten, ohne sich in technischen Kleinigkeiten zu verlieren.

Intelligente Nutzung von Cloud Services für Ihren elektronischen Datenaustausch

In unserem Blogbeitrag zum elektronischen Datenaustausch können Sie nachlesen, in welchem Fall für Sie ein EDI-Outsourcing sinnvoll sein könnte. Die Vorteile liegen zweifelsohne in der Nutzung einer professionellen Cloud-Lösung, die durch Experten betrieben wird, sodass Sie sich ganz Ihrem Kerngeschäft widmen können. Auf diese Weise profitieren Sie unter anderem von konzentriertem Expertenwissen, von unmittelbarer Störungserkennung und -behebung rund um die Uhr und müssen sich dank flexibler und skalierbarer Bezahlsysteme um teure Investitionen keine Gedanken machen.

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