Was ist SdI?

Gemäß dem Ministerialdekret Nr. 55 vom 3. April 2013, welches am 6. Juni 2013 in Kraft getreten ist, müssen in allen Wirtschaftsbeziehungen mit der öffentlichen Verwaltung Rechnungen nur noch in elektronischer Form (E-Rechnungen) erstellt, signiert und über ein Austauschsystem übertragen werden.

Italien hat die Vorschriften in 2015 konsequent mit dem Rechnungsstandard Fatturazione elettronica P.A. (FatturaPA) sowie dem Austauschsystem “Sistema di Interscambio“ (SdI) umgesetzt.

Für die elektronischen Rechnungen, welche über das SdI übermittelt werden, gelten die bisher gültigen relativ komplexen italienischen gesetzlichen Anforderungen (u. a. Ministerialdekret vom 3. Dezember 2013) an die elektronische Aufbewahrung – in Italienisch conservazione – in gleicher Weise. Die Rechnungen müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, und es muss sichergestellt werden, dass die Rechnungen während des Aufbewahrungszeitraums unverändert bleiben. Dazu werden Rechnungen nach der eigentlichen elektronischen Archivierung gruppiert (pacchetti di archiviazione), eine qualifizierte elektronische Signatur und ein Zeitstempel erstellt. Dieser Prozess muss spätestens drei Monate nach der Frist zur Übermittlung der jährlichen Steuererklärung abgeschlossen sein.

Seit dem 31. März 2015 akzeptiert die öffentliche Verwaltung in Italien ausschließlich elektronische Rechnungen, die mit einer qualifizierten elektronischen XAdES-BES oder CAdES-BES Signatur in dem fest definierten FatturaPA XML-Format über das SdI übertragen werden. Für kleine Unternehmen, welche pro Jahr nur sehr wenige Rechnungen an die öffentliche Verwaltung stellen, stehen Möglichkeiten zur kostenlosen Web-Erfassung zur Verfügung. Größere Unternehmen können Ihre ERP Systeme direkt mit dem SdI koppeln, um Rechnungen und Rückmeldungen automatisch zu verarbeiten.

Durch die obligatorische Nutzung des SdI für Rechnungen an öffentliche Rechnungsempfänger sind in den ersten beiden Jahren bisher mehr als 1,3 Millionen Rechnungen pro Jahr übermittelt worden. Dies reflektiert den Erfolg einer konsequenten Umsetzung der EU Direktive, lange bevor diese Ende 2018 zwingend umgesetzt sein muss.

Ergänzend zu dem verpflichtenden Senden elektronischer Rechnungen an öffentliche Empfänger können seit dem 01. Januar 2017 Unternehmen über das SdI System Rechnungen auch an Empfänger aus dem nichtöffentlichen Sektor übertragen. Die Nutzung für den Rechnungsaustausch zwischen privaten Unternehmen ist bisher nicht weit verbreitet, da diese Möglichkeit zum einen relativ jung und zum anderen nicht gesetzlich vorgeschrieben ist. Wie lange es diese Wahlfreiheit beim Senden von Rechnungen an privatwirtschaftliche Empfänger noch geben wird, bevor auch für diesen Geschäftsbereich das SdI Pflicht wird, ist nicht gewiss.

Welche Vorteile bringt SdI?

Die Vorteile für die Rechnungssteller sind folgende:

  • Alle öffentlichen Rechnungsempfänger sind über ein einziges System mit einem einzigen Format erreichbar.
  • Bisher erforderliche Meldungen bezüglich der Umsatzsteuermeldepflichten entfallen teilweise
  • Rechnungen werden schneller übertragen und über das SdI System werden Rückmeldungen über automatische Prüfungen und die Akzeptanz beim Rechnungsempfänger übermittelt.

Aber die Vorteile haben auch Ihren Preis – nämlich einen relativ komplexen Prozess, sowohl aus technischer Sicht als auch aus der gesetzlichen Perspektive.

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Der SdI Prozess ist mit seinen technischen Anforderungen und gesetzlichen Vorschriften komplex:

  • Die Rechnungen müssen in dem einen, fest vorgegebenen Rechnungsformat erstellt werden.
  • Zur automatischen Kommunikation mit dem SdI muss sich der Partner für einen der vordefinierten Kommunikationswege registrieren und diesen einrichten.
  • Der Umgang mit Statusrückmeldungen vom Rechnungsempfänger oder auch aus den automatischen Prüfungen des SdI muss beherrscht werden.
  • Die Rechnungen sind elektronisch zu signieren.
  • Die Rechnungen sind elektronisch zu archivieren. Hierfür hat Italien mit dem Gruppieren von archivierten Rechnungen zu einem Paket, dem Signieren des Pakets und dem Erstellen eines Zeitstempels relativ komplexe Anforderungen.

Die Komplexität ist vergleichbar mit den elektronischen Rechnungsverfahren in Ländern Südamerikas oder beispielsweise denen der Türkei oder Portugals. Um die Umsetzung einfach zu gestalten und die Risiken zu minimieren, empfiehlt es sich, hierfür mit einem Partner zu arbeiten, der die Anforderungen in Italien und weiteren Ländern kennt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ein erfahrenerer Partner kann Sie bei der Einführung kompetent begleiten, kann Ihre zunehmenden internationalen E-Invoicing Anforderungen bündeln und sorgt so für Vereinheitlichung und Standardisierung. Empfehlenswert ist auch ein Start durch Buchung eines Cloud Service. Denn E-Invoicing Anforderungen, wie die für Italien, sind nicht nur technisch komplex sondern verursachen im Eigenbetrieb auch hohe initiale Kosten. Dem steht ein sofort nutzbarer, vorkonfigurierter Cloud Service gegenüber, an den die Rechnungsdaten lediglich in einem klar definierten Schnittstellenformat zu übergeben sind.

SEEBURGER bietet Ihnen mit den SEEBURGER Cloud Services fürs E-Invoicing in Italien – und vielen anderen Ländern – einen sicheren, komfortablen, skalierbaren und hoch-performanten Einstieg bei voller Kostentransparenz. Dabei erstellen wir das FatturaPA XML, signieren es und übertragen diese Rechnungen an Ihre Kunden. Diese Cloud Services sind ERP-systemunabhängig und können bei Bedarf um eine gesetzlich konforme Archivierung für die komplexen italienischen Anforderungen erweitert werden.

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