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E-Invoicing

Auch Mittelständler profitieren von Cloud-Lösungen für das E-Invoicing

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Digitale Rechnungsprüfung in der Cloud für Non-SAP-SystemeIn großen Unternehmen ist die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen seit vielen Jahren etabliert. Mittelständische Unternehmen indes haben nach wie vor mit der Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung zu kämpfen. Tatsache ist aber: Auch Mittelständler profitieren von E-Invoicing-Cloud-Lösungen.

Intransparenter Markt bei Eingangsrechnungslösungen

Trotz der langen Historie von gut 20 Jahren ist das Angebot an praktikablen Eingangsrechnungslösungen für das Gros der mittelständischen Unternehmen schwer zu durchschauen. Außerdem wird in mittelständischen Unternehmen gerne die Auffassung vertreten, bei einer relativ niedrigen Anzahl der täglich anfallenden Kreditorenrechnungen mit einer Art händischen Verarbeitung irgendwie leben zu können. Allein auf dem deutschsprachigen Markt für Eingangsrechnungslösungen tummeln sich annähernd 50 Anbieter. Sie unterscheiden sich hinsichtlich ihrer Begriffsdefinitionen, Architektur, Infrastrukturanforderungen, Betriebsform, Funktionalität, Bedienbarkeit, Administrierbarkeit, Lizenzmodellen und insbesondere in der Integrationsbereitstellung von genutzten ERP-Systemen.

Wichtig zu wissen ist: Die Eingangsrechnungsverarbeitung ist keine Einzeldisziplin, sondern ein Zusammenspiel verschiedener Komponenten, die oftmals von verschiedenen Herstellern stammen, nämlich Scanner, Scan-Software, OCR, EDI, elektronisches Archiv, Workflow und anderes mehr.

Die wesentlichen Funktionalitäten einer modernen Eingangsrechnungslösung sind insbesondere:

  • Unterstützung aller Eingangskanäle, wie
    • Papier,
    • Fax-Rechnungen,
    • Email-PDF-Rechnungen,
    • ZUGFeRD,
    • X-Rechnungen oder
    • EDI-Rechnungen.
  • Optische Zeichenerkennung (OCR),
  • Freiformerkennung der Kopf- und Fußdaten oder Rechnungspositionen,
  • Validierung der Rechnungsdaten in Form von
    • mathematischen Validierungen und
    • steuerrechtlichen Validierungen oder als
    • Abgleich mit den Stamm- und Bewegungsdaten eines ERP-Systems.
  • Prüfung und Korrektur der Rechnung,
  • Rechnungseingangsbuch zur Verwaltung aller eingehenden Rechnungen,
  • Rechnungsprüfungsworkflow für die Freigabe und Klärung von
    • Rechnungen mit Bestellbezug inklusive
      • Mengenabweichung und
      • Preisabweichung sowie
    • Rechnungen ohne Bestellbezug inklusive
      • Rechnungsfreigabe
  • Übergabe des Buchungssatzes an das verwendete ERP-System
  • GoBD-konforme revisionssichere Archivierung der Rechnungen

Return on Investment (ROI), oder: ab wie vielen Rechnungen lohnt es sich?

Die Antwort auf diese Frage hängt entscheidend davon ab, ob das mittelständische Unternehmen die Eingangsrechnungslösung selbst betreiben oder aber eine Cloud-basierte Lösung nutzen möchte. Cloud-basierte Lösungen haben den Vorteil, dass für die Unternehmen die Beschaffungskosten entfallen – bis auf die Kosten für die initiale Anbindung der Cloud-Lösung im Rahmen eines Initialprojekts. Diesen Kostenfaktor gibt aber ebenso im Falle des Eigenbetriebs.

Zudem gilt es noch einen weiteren Aspekt zu beachten: Mittelständische Unternehmen haben im Vergleich zu Großunternehmen vergleichsweise wenige Eingangsrechnungen, die sich auch bei den Mittelständlern über mehrere verschiedene Eingangskanäle (z.B. die o.g. Papier, PDF, ZUGFeRD-, X-, und EDI-Rechnungen) verteilen. Damit sich die Investition in eine Eingangsrechnungslösung also lohnt, muss die Lösung von vornherein alle Eingangsrechnungskanäle berücksichtigen.

Leider sind die meisten Lösungen für den Mittelstand eher als Insellösungen konzipiert und zielen rein auf die papierbasierende und bildhafte Eingangsrechnungsverarbeitung ab. Die meisten mittelständischen Unternehmen starten deshalb mit der Automatisierung von Teilprozessen der papierbasierenden und bildhaften Eingangsrechnungsverarbeitung. Die Verarbeitung von EDI-, XML- oder ZUGFeRD-Rechnungen wurde bei vielen Mittelständlern bis heute nicht angegangen.

Ab wie vielen Rechnungen lohnt es sich also? Für ein mittelständisches Unternehmen mit 30.000 Rechnungen pro Jahr, das seine Eingangsrechnungslösung selbst betreibt, liegt der marktüblich erreichbare Rentabilitätsschwelle bzw. der Return on Investment (ROI) bei knapp unter zwei Jahren. Für Cloud-basierte Lösungen liegt der ROI aufgrund der erzielbaren Skalierungseffekte durch die gemeinsame Nutzung der Plattform deutlich darunter. So erzielen SEEBURGER Invoice Portal-Kunden, die zuvor rein papierbasiert gearbeitet haben, einen ROI von unter sechs Monaten. Und: Das SEEBURGER Invoice Portal lohnt sich bereits für Unternehmen ab 5.000 Eingangsrechnungen pro Jahr oder ab rund 20 Rechnungen pro Arbeitstag.

Werden alle Eingangsrechnungskanäle mit einer Cloud-Lösung abdeckt, ist die Rentabilitätsschwelle nachweislich schneller erreicht. Bei der SEEBURGER Invoice Cloud-Lösung basiert die Abrechnung nur auf dem Rechnungsdurchsatz und nicht auf der Anzahl der Benutzer. Dies gewährleistet von Beginn an eine breite Nutzung des Systems und erhöht so die Effizienz des gesamten Prozesses.

Unterschiedliche Ausgangssituationen in den Unternehmen

Bei der Einführung von Eingangsrechnungslösungen ist es wichtig, die unterschiedlichen Ausgangssituationen der Unternehmen zu berücksichtigen – denn nicht alle Unternehmen beginnen bei „Null“, sondern haben oft bereits in die erste Teilautomatisierung ihrer Papierrechnungsbearbeitung investiert. In der Praxis haben sich die folgenden vier Ausgangssituationen als relevant herauskristallisiert, die grün markierten Schritte sind in dem jeweiligen Fall bereits automatisiert:

Kunden-Ausgangssituationen bei der Verarbeitung von Papierrechnungen
Automatisierungsgrade bei der Verarbeitung von Papierrechnungen in Unternehmen

Ausgangsituation eins – Alles von Hand

Diese Unternehmen verarbeiten ihre Eingangsrechnungen wie vor 20 Jahren. Sämtliche Prozessschritte werden nach wie vor mit Papierrechnungen durchlaufen und die Rechnungsdaten noch mühsam per Hand erfasst. Das Unternehmen kann somit von „null auf 100“ mit der SEEBURGER Invoice Cloud-Lösung alle oben aufgeführten Funktionalitäten nutzen; eine Integration der Einzelkomponenten ist nicht erforderlich. Der skalierbare Cloud-Ansatz passt sich den Anforderungen in Bezug auf Funktionalität und Unternehmenswachstum an.

Ausgangsituation zwei – Mit elektronischer Archivierung

Viele Unternehmen archivieren bereits heute elektronisch, indem sie alle eingehenden Papierrechnungen einscannen und als bildhafte Rechnungen an ein Archivsystem übergeben. Die bildhaften Rechnungen werden für die folgenden Prozessschritte jedoch nicht weiter genutzt. Stattdessen wird die elektronische Archivierung oft nur als notwendiges Übel angesehen, um gesetzliche Richtlinien zu erfüllen. Diese Art von „stiefmütterlicher“ Verhaltensweise führt nicht unbedingt zu einem Rationalisierungsfortschritt gegenüber der Ausgangssituation eins.

Ausgangsituation drei – Mit OCR, Archiv und Workflow-Teilautomatisierung

In einigen wenigen mittelständischen Unternehmen werden die eingescannten bildhaften Rechnungen bereits über ein Erkennungswerkzeug ausgelesen. Oft sind die eingesetzten OCR-Lösungen veraltet oder wenig leistungsfähig und nutzen noch auf eine vorlagenbasierte Erkennung. Dabei wird für jeden Lieferanten eine statische Vorlage definiert, die bei Layoutänderungen neu angepasst werden muss. Nur wenige der bei im Mittelstand eingesetzten OCR-Lösungen verfolgen bereits einen Freiform-Ansatz, der unabhängig vom Drucklayout der Lieferanten arbeitet.

Moderne Eingangsrechnungslösungen wie das SEEBURGER Invoice Portal verfügen nun schon über die dritte Generation des Freiformansatzes. Das SEEBURGER Invoice Portal arbeitet Layout-unabhängig bei der Extraktion der Kopf- und Fußdaten sowie der Positionsdaten. Darüber hinaus verfügt es über eine Erkennungssystem-Lernfähigkeit. Für jede Erkennungskorrektur des Mitarbeiters werden automatisch lieferantenbezogene Lernregeln am Nachbearbeitungsplatz hinterlegt.

Auch die in der Praxis eingesetzten Mini-Workflowsysteme mittelständischer Unternehmen erfüllen oft nicht mehr die heutigen Anforderungen an eine effiziente Eingangsrechnungsverarbeitung. Bei diesen Mini-Workflowsystemen handelt es sich in der Regel um elektronische Postkorbsysteme, die nur eine sehr begrenzte Möglichkeit bieten den Freigabe- und Klärungsprozess für die Eingangsrechnungsverarbeitung abzubilden.

Benötigt werden jedoch Workflow-Funktionalitäten wie:

  • Automatische Benutzerfindung,
  • Stellvertreterregelungen,
  • Eskalationsmanagement,
  • Wiedervorlagen,
  • Prioritätensteuerung,
  • Protokollierte Lieferantenkommunikation,
  • Kontierungsvorlagen (prozentual, absolut)
  • Statistiken mit Berücksichtigung von
    • drohendem Skontoverlust,
    • tatsächlichem Skontoverlust,
    • Verteilung der Eingangskanäle oder
    • von durchschnittlichen Bearbeitungszeiten.
  • Monitoring, etwa von
    • Übersichten für Monats, Quartal- und Jahresabschlüsse oder
    • Rechnungsdurchsatz

Die eingeschränkte Nutzbarkeit der eingesetzten Mini-Workflowsysteme führt in der Regel zu einer Zurückhaltung der Mitarbeiter bei der Nutzung. Nur eine umfassende Workflow-Steuerung in Kombination Verbindung mit der OCR-Erkennung der dritten Generation ermöglicht die gewünschten Rationalisierungspotenziale.

Ausgangsituation vier – OCR, Archiv und Workflow als Insellösungen – schwer zu modernisieren

Unternehmen, die bereits ein Archiv-, OCR-Erkennungs- und Workflow-System einsetzen, haben ihre Rechnungseingangsverarbeitung bereits weitgehend automatisiert. Allerdings nutzen Unternehmen häufig eine Kombination von Insellösungen, die mit hohem Integrationsaufwand zu einer Gesamtlösung zusammengeführt wurden. Ein Austausch oder eine Aktualisierung einer einzelnen Komponente führt in der Regel zu weiteren Integrationskosten. Daher werden solche Systeme nicht mehr oder nur selten aktualisiert und veralten so mit der Zeit. Als Folge erfüllen sie nur noch selten die Anforderungen moderner Arbeitsformen wie Heimarbeit oder mobiles Arbeiten auf Web-Oberflächen. Sehr häufig fehlt diesen Systemen auch eine Mehrsprachenfähigkeit für den weltweiten Einsatz.

Ausgangssituationen im Mittelstand – eine ausgefeilte Lösung bringt Nutzeneffekte

Die skizzierten vier typischen Ausgangsituationen im Mittelstand sind Ansatzpunkte für nutzenbringende Optimierungen. Deshalb gehören existierende Lösungen für die Eingangsrechnungsbearbeitung diesbezüglich auf den Prüfstand.

Eine moderne Lösung wie das SEEBURGER Invoice Portal ist in der Lage, alle Rechnungseingangskanäle für eingehende Kreditorenrechnungen zu automatisieren und geldwerte Nutzeneffekte zu erzielen.

Bei Optimierungsvorhaben sollten folgende Kernthemen eine Rolle spielen:

  • OCR der dritten Generation,
  • gesetzeskonformes Archiv,
  • umfassende Workflow-Steuerung,
  • moderne Web-Oberfläche,
  • Mehrsprachenfähigkeit für den weltweiten Einsatz sowie
  • kalkulierbare Kosten pro Beleg.

Alle Informationen zur Eingangsrechnungsbearbeitung finden Sie in den bisherigen Blogs der Reihe:

  1. Machen Sie den Self-Check: Wie digital ist Ihr Rechnungseingang?
  2. Digitale Rechnungsprüfung in der Cloud für Non-SAP-Systeme
  3. Einsparungen beim Rechnungseingang mit dem Invoice Portal
  4. Digitale Rechnungsprüfung: In fünf Schritten zum Buchungssatz
  5. Auch Mittelständler profitieren von Cloud-Lösungen für das E-Invoicing (dieser Blog)
  6. Invoice Portal: Mit Cloud-Lösungen die Fachbereiche bedarfsgerecht unterstützen

und auf unserer Webseite zum SEEBURGBER Invoice Portal.

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Über den Autor:

Peter Fels
Peter Fels ist Produktmanager D-A-CH im Hause SEEBURGER für die automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung für alle non-SAP-Systeme. Herr Fels hat viele Jahre Erfahrung bei der Umstellung von papierhaften auf elektronische Rechnungsprozesse.

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