Datenquellen und Übertragungsstandards für elektronische Rechnungen

ZUGFeRD, XRechnung und Co – die Übertragungsstandards sind weitestgehend definiert. Doch welche Rolle spielt das Abrechnungssystem für die Erzeugung einer elektronischen Rechnung? Wir erklären das Zusammenspiel der Komponenten und stellen verschiedene Umsetzungsstrategien dar.

Zur Klärung der Frage zu den Datenquellen der elektronischen Rechnung ist zunächst zu ermitteln wofür die Daten genau verwendet werden sollen. Die Antwort „Es soll eine elektronische Rechnung entstehen“ greift jedoch zu kurz. Für die Erstellung einer elektronischen Rechnung ist von großer Bedeutung, frühzeitig zu bestimmen in welchem Standard die Rechnung erstellt werden soll.

In Frage kommen hier z.B. ZUGFeRD 2.0 oder die Branchenausprägung XRechnung¹ (vertiefende Informationen zu diesem Thema entnehmen Sie bitte dem letzten Blog dieser Reihe „Formen und Arten des E-Invoicings“).

Der jeweilige Ausgangsstandard bestimmt den inhaltlichen Umfang der zu übermittelnden Informationen und definiert die Wahl- und Pflichtelemente der elektronischen Rechnung. Grundsätzlich ist daher zunächst zu definieren und ggf. mit dem Rechnungsempfänger abzustimmen, in welchem Standard die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. Erst im Anschluss darauf kann die Ermittlung der für den gewählten Standard relevanten Rechnungsinformationen erfolgen.

Nachdem der Rechnungsstandard final definiert wurde, kann begonnen werden, die relevanten Daten in den Abrechnungssystemen zu ermitteln. Für gängige Abrechnungssysteme, wie z.B. die SAP-Lösungen SD-Rechnung (Industrie, Handel, etc.) bzw. IS-U (Energieversorger), bieten Drittanbieter standardspezifische Lösungen für die Umsetzung elektronischer Rechnungen an.

Wir von SEEBURGER verfolgen bei der Einführung von E-Invoicing Lösungen einen etwas anderen Ansatz, der einen großen Vorteil für die Flexibilität der Lösung bietet. Während andere Wettbewerber direkt an der Verbindung der Daten zum Ausgangsstandard arbeiten, setzten wir uns für die Erstellung eines Basis-Mappings ein. In diesem befindet sich ein Verweis aus allen rechnungsrelevanten Informationen –  dies können Informationen aus dem Abrechnungs-System, dem Energiedaten-Management-System oder anderen kundenspezifischen Lösungen sein.  Dieses hier erstellte Basis-Mapping dient als Grundlage, um verschiedene Ausgangsstandards bereitstellen zu können. Für Kunden bietet dieses Vorgehen daher einen klaren Vorteil: im Rahmen der Einführung der elektronischen Rechnung kann ein Standard festgelegt werden (z.B. ZUGFeRD). Sollte sich später ergeben, dass weitere Standards und Branchenausprägungen wie z.B. XRechnung und ZUGFeRD 2.0 auch noch benötigt werden, können SEEBURGER E-Invoicing Kunden sehr kurzfristig weitere Ausgangs-Standards einfach hinzubuchen. Gleiches gilt auch für eventuell Anpassungen an den jeweiligen Standards. Ein erneutes Mapping der rechnungsrelevanten Informationen ist also nicht mehr notwendig.

Völlig gleich, ob ein SAP oder nicht SAP-Abrechnungssystem betrieben wird: unser Vorgehen folgt der oben genannten Logik. Es wird initial je Abrechnungssystem das Basis-Mapping erzeugt, welches dann den Versand verschiedener Ausgangsstandards (auch parallel) ermöglicht.

Zusammengefasst kommt es bei der Einführung und Erstellung von elektronischen Rechnungen im Kern auf den Datenhaushalt des Kunden an. Natürlich unterscheiden sich die Abrechnungssysteme verschiedener Anbieter von einander, allerdings ist dies kein Kriterium, welches die Komplexität eines solchen Einführungsprojektes drastisch erhöhen sollte. Entscheidender ist ein gutes Verständnis dafür, welches der Um-Systeme, welche Daten in welchen Formaten über welche Schnittstellen liefert. Sind diese Datenströme klar, kommt es bei der Einführung von elektronischen Rechnungen nur noch auf die Auswahl des richtigen Tools zur Erzeugung der jeweils gewünschten elektronischen Rechnung an.

Dabei erleichtert eine präzise Aufnahme der Anforderungen sowohl dem einführenden Unternehmen wie auch dem Anbieter die Arbeit – denn beide können anhand der Anforderungen effizienter überprüfen, in wie weit die Lösung diese erfüllt oder an welchen Stellen kundenspezifische Anpassungen notwendig sein werden.

Im nächsten Beitrag widmen wir uns der Frage nach der Definition der Kriterien für die Auswahl einer optimalen Lösung für die Erstellung von elektronischen Rechnungen. Dazu gehört natürlich auch die Generalfrage, ob es sich um eine Cloud- oder On-Premises Installation handeln soll, die maßgeblich für die Detailanforderungen an eine solche Lösung ist.

Wir laden Sie auch herzlich zu unserer Reihe an Meet-the-Expert Webinaren zum E-Invoicing ein. In diesem Format stellen Ihnen ein Experte eines Kunden und/oder ein Experte von SEEBURGER einen bestimmten Aspekt der E-Invoicing-Thematik vor und beantworten Ihre Fragen.

¹ Genaugenommen handelt es sich bei ZUGFeRD 2.0 und XRechnung nicht um zwei Formate sondern um sog. CIUS (Anwendungsempfehlungen) Dieser Begriff wurde im Rahmen der Normierung elektronischer Rechnungen für öffentliche Auftraggeber neu kreiert. Die EN16931-1 definiert ein semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung (Core Invoice Usage Specification). Dies bedeutet, dass die fachlichen Anforderungen an die Rechnungsstellung in strukturierter Form definiert werden. Kernrechnung bedeutet, dass man sich auf wesentliche Branchen und Länder übergreifenden Anforderungen beschränkt. Dennoch kann das dabei entstehende Datenmodell mehr Informationen enthalten, als für eine bestimmte Gruppe von Anwendern benötigt werden. Oftmals besteht die Forderung jedoch nicht nach weniger Informationen, sondern vielmehr, dass bestimmte Informationen immer vorkommen müssen. Dies könnte zum Beispiel die Lieferantennummer, die Bestellnummer oder eine Kostenstelle sein. Die Core Invoice Usage Specification (Anwendungsspezifikation einer Kernrechnung) wird von einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder einer beliebigen Anwendergruppe erstellt. Sie definiert die jeweiligen zusätzlichen Anforderungen der Anwendergruppe.