Die XRechnung wird für Lieferanten zum 27.11.2020 Pflicht – sind Sie bereit?

Die Europäische Kommission hat am 16. April 2014 die Richtlinie „elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (2014/55/EU)“ des Europäischen Parlamentes und Rates veröffentlicht. Darin werden einheitliche Regelungen für die Einreichung von Rechnungen in elektronischer Form für die öffentliche Verwaltung definiert, wie sie bereits in den meisten der 27 EU-Länder umgesetzt worden sind.

In Deutschland ist die XRechnung maßgeblich für die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU. Rechnungen, die ab dem 27. November an öffentliche Auftraggeber geschickt werden und nicht dem Standard XRechnung entsprechen, können abgelehnt werden.^[1] Unternehmen bleibt also nur wenig Zeit, sich auf die XRechnung vorzubereiten.

Was ist die XRechnung genau?

Die XRechnung ist die nationale Spezifikation, sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS), der europäischen Kernrechnung EN16931.

Der Standard XRechnung ist eine strukturierte, maschinenlesbare XML-Rechnung, in welche bis zu 200 rechnungsbegleitende Anlagen, nicht aber ein Rechnungsbild selbst, eingebettet werden dürfen.

• Die XRechnung ist in der Version 1.2.2 bis zum 31.12.2020 gültig.
• Die XRechnung in der Version 2.0.0, in der Fassung vom 30.06.2020, gilt ab dem 01.01.2021.

ZUGFeRD hingegen, das im Profil EN16931 dem Französischen Factur-X entspricht, ist ein Hybridformat. ZUGFeRD besteht aus einer PDF-Datei, in die eine XML Datei und ggf. Anlagen eingebettet werden.

In der Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor in Deutschland^[2] spielt ZUGFeRD keine Rolle mehr, da streng genommen hybride Rechnungen laut der Definition der XRechnung nicht zulässig sind.^[3]

Daher wird es umso nachvollziehbarer, dass ZUGFeRD in der neuesten Version 2.1.1, die am 01.07.2020 veröffentlicht wurde, nun ein XRechnungs-Profil und die Möglichkeit der reinen XML-Rechnungserstellung mit diesem XRechnungs-Profil vorsieht.

Einfach ausgedrückt, man kann mit ZUGFeRD nun auch XRechnungen erstellen – zumindest in der Syntax Cross Industry Invoice von der UN/CEFACT (CII). Wir haben die Hinweise zu den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen im B2G und die Nutzung von ZUGFeRD Version 2.1.1 Profil „XRechnung“ als XML für Sie in einen Beitrag zusammengestellt. Der Standard XRechnung erlaubt neben CII auch noch von der OASIS die Syntax UBL, welche ZUGFeRD nicht unterstützt.

Neben der Erstellung einer XRechnung ist die Übertragung an die öffentlichen Auftraggeber von Bedeutung.

Wie kann die XRechnung übertragen werden?

Zur Übertragung beim B2G E-Invoicing stehen den Lieferanten in den verschiedenen Portalen des Bundes- und der Länder grundsätzlich folgende Übertragungskanäle für die XRechnungen zur Verfügung:

• Manuelle Erfassung der XRechnung über ein Web-Formular
• Manuelles oder automatisiertes Hochladen von XRechnungen
• Versenden von XRechnungen als Anlage zur E-Mail
• Versenden von XRechnungen als Anlage zur De-Mail
• Automatisiertes Hochladen über das Peppol-Netzwerk

Welcher Übertragungskanal beim E-Invoicing ist für eine hohe Anzahl an XRechnungen die richtige Wahl – und wie verhält es sich mit der Sicherheit bei der Übertragung?

Ist Peppol die beste Option zum sicheren Austausch von E-Invoices wie z. B. der XRechnung?

E-Mail ist zurzeit der gebräuchlichste Kanal, um XRechnungen automatisiert an Kunden aus dem öffentlichen Sektor zu schicken. Das liegt daran, dass sich die öffentlichen Portale für den Rechnungsaustausch entweder selbst noch im Aufbau befinden, oder den Aufbau von Peppol als Übertragungsweg^[4] noch nicht abgeschlossen haben. Wird Peppol auf der Empfängerseite verfügbar, dann hat Peppol klare Vorzüge gegenüber der E-Mail, welche Sie mit SEEBURGERs Peppol Service für die XRechnung schnell für sich nutzen können.

Kriterium	Peppol für XRechnungen	E-Mail für XRechnungen
Maximale Größe der XRechnung inklusive maximal 200 rechnungsbegleitender Anlagen[5]	✅ 15 Megabyte	⛔ 10 Megabyte
Sicherheit der Übertragung	✅ Sichere verschlüsselte Kommunikation über AS4, SSL und TLS ✅ kein Phishing möglich	⛔ Unsicher und offen wie eine „Postkarte“ ⛔ Phishing und Manipulation möglich
Versandbestätigung	✅ Technische Bestätigung bei erfolgreicher Übergabe ins Peppol-Netzwerk entspricht i.d.R. der erfolgreichen Zustellung beim Empfänger	⛔ Keine technische Bestätigung

Wie kann man XRechnungen mit SEEBURGER schnell und einfach umsetzen?

Mit der SEEBURGER Business Integration Suite (BIS) bieten wir Ihnen eine ‚Plug-and-Play‘-Solution für XRechnungen und Peppol-Kommunikation an, über die Sie E-Invoices mit Ihren Kunden und Lieferanten austauschen können.

Nach Erstellung der Rechnungen mit Ihrem heutigen System übergeben Sie Ihre Ausgangsrechnungen künftig via Schnittstelle automatisiert an die SEEBURGER Business Integration Suite (BIS). Diese kümmert sich dann um die Erstellung im XRechnungs-Standard und den Versand der Rechnung an den öffentlichen Auftraggeber.

Diese skalierbare und zukunftssichere Solution kommt aus einer Hand von einem erfahrenen E-Invoicing-Partner, der die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Länder, Branchen und Geschäftspartner versteht und erfüllen kann. Auf diesem Weg vermeiden Sie eine unvorteilhafte, kosten- und komplexitätssteigernde Orchestrierung vieler lokaler Provider. Unsere Solutions und Services sind unabhängig vom ERP-System nutzbar. Die SEEBURGER Business Integration Suite kann im Eigenbetrieb vor Ort, als Integration Platform as a Service (iPaaS) und Full Cloud Service genutzt werden.

Übrigens: Zum Thema elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung 2020 verweisen wir als Mitglieder der Verbände VeR (Verband elektronische Rechnung) und FeRD (Forum elekronische Rechnung Deutschland) gerne auf die interaktive Karte von VeR, die mit einem Klick alle Anforderungen für das Versenden elektronischer Rechnungen an Bund, Länder und Gemeinden nach Bundesland aufführt. Diese wird durch den VeR ständig aktualisiert. Außerdem stellt FeRD eine umfassende Bund-Länderübersicht zur Verfügung und informiert ausführlich über den Stand der Regelungen bei der E-Rechnung, beim Bund und in den Bundesländern. Eine weitere, sehr ausführliche Quelle über den aktuellen Umsetzungsstand der Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Sektor mit Stand vom 21. April 2020 ist von der Koordinierungsstelle für IT-Standards KoSIT als 39-seitiges PDF verfügbar.

Lesen Sie das Update vom Oktober 2021 XRechnung 2.1.1 was ändert sich und was ist NEU

^[1] Wir empfehlen Ihnen in Deutschland grundsätzlich die Nutzung des nationalen Standards XRechnung. Selbst wenn weitere Datenaustauschstandards zulässig sind, sofern diese den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (§ 4 Abs. 1 ERechV), bleibt die XRechnung für Deutschland die erste Wahl.

^[2] Siehe Aktueller Umsetzungsstand der Einführung der elektronischen Rechnung im öffentlichen Sektor, Fassung April 2020 unter https://www.xoev.de, Aufruf 02.07.2020.

^[3] VeR, FAQ rund um die XRechnung, https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/, Aufruf 02.07.2020

^[4] Peppol als Übertragungskanal befindet sich im Aufbau. Peppol wird die automatische Versendung von Rechnungsdokumenten an öffentliche Auftraggeber ermöglichen (Behördenspiegel, Nr. XI / 36 Jg./ 3.Woche, Januar 2020 und BMF/BMI, 09.03.2020)

^[5] Nutzungsbedingungen der Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes, Technische Informationen, Stand: 02.07.2019