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E-Invoicing

Neue Fristen des B2G E-Invoicing-Mandats in Portugal!

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Die elektronische Rechnung in der öffentlichen VerwaltungPortugal Flag, das so genannte B2G E-Invoicing, wird in Portugal ab Januar 2021 verpflichtend und ähnelt bestehenden Modellen in anderen europäischen Ländern. Als Koordinierungsstelle für die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung in Portugal fungiert die eSPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública).

In Portugal werden UBL 2.1 „CIUS-PT“ und CEFACT „CIUS-PT“ als Format fĂĽr elektronische, signierte Rechnungen an die öffentlichen Verwaltungen anerkannt und auch erwartet.

Portugal schreibt Business-to-Government (B2G) E-Invoicing zum 01. Januar 2021 und 01. Januar 2022 vor

Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55 mit Frist zum April 2019 soll B2G E-Invoicing EU-weit eingeführt werden. Portugal hat als eines der ersten Länder die Frist eingehalten und schreibt B2G E-Invoicing seit April 2019 vor. Das Gesetzesdekret zur Regelung des elektronischen Rechnungsstellungssystems wurde am 31. August 2017 verabschiedet. Dieses Dekret wurde durch das am 28. Dezember 2018 veröffentlichte Dekret 123/2018 geändert, in dem die Merkmale des Modells und die neuen Verpflichtungsbedingungen definiert sind.

Angesichts der Komplexität der Anwendung der elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, die im aktuellen Pandemiekontext (Corona-Virus) besonders verschärft wird, sollen die potenziellen Auswirkungen auf die Vertragsparteien gemindert und die Pflicht zur Einreichung elektronischer Rechnungen verlängert werden.

Die Fristen des B2G E-Invoicing-Mandats sind demnach wie folgt:

  • Seit dem 18. April 2019 ist die portugiesische öffentliche Verwaltung in der Lage, elektronische Rechnungen empfangen zu können.
  • Der 18. April 2020 ist der obligatorische Termin fĂĽr die Anpassung an das neue FE-AP-System fĂĽr Kommunalverwaltungen, einschlieĂźlich Krankenhäuser.
  • Seit dem 18. April 2020, sind nun alle Lieferanten groĂźer Unternehmen verpflichtet, ab dem 01. Januar 2021 nur noch elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auszustellen.
  • Ab dem 01. Juli 2021 besteht die Pflicht fĂĽr kleine und mittelständische Unternehmen (SME).
  • FĂĽr Kleinstunternehmen gilt die Verpflichtung dann ab 01. Januar 2022.
  • Diese oben genannten Daten wurden aufgrund der Corona-Pandemie verschoben.

Wie erfolgt die Ăśbertragung der Rechnungsdaten?

  • Die eSPAP (Entidade de Serviços Partilhados da Administração PĂşblica) fungiert als zentrale Koordinierungsstelle und kĂĽmmert sich um das Empfangen und Versenden von elektronischen Rechnungen und Begleitdokumenten zwischen Lieferanten und öffentlichen Auftraggebern gemäß der Europäischen Norm (EN).
  • Die Koordinierungsstelle eSPAP akzeptiert elektronische signierte Rechnungen gemäß EN 16931-1, d.h. UBL 2.1 „CIUS-PT“ und CEFACT „CIUS-PT“.
  • Nach portugiesischem Recht können qualifizierte elektronische Signaturen (EDI Basis) mit einer Austauschvereinbarung auf Grundlage der Empfehlung der Europäischen Kommission von 1994 verwendet werden, um einen zuverlässigen PrĂĽfpfad zwischen Rechnung und Lieferung zu gewährleisten.
  • Bis zum 31. Dezember 2020 können auch erweiterte elektronische Signaturen verwendet werden.
  • Seit dem Januar 2020 mĂĽssen elektronische Rechnungen (und nationale Transportdokumente) zudem einen QR-Strichcode und einen eindeutigen Dokumenten-Code aufweisen.

Welche öffentlichen Einrichtungen müssen mit eSPAP arbeiten?

Die zentrale Plattform eSPAP ist grundsätzlich bereit elektronische Rechnungen zu empfangen, aber noch sind nicht alle Behörden angebunden. Der Prozess der Anbindung an eSPAP läuft derzeit noch.

Die Nutzung der zentralen B2G Plattform eSPAP gilt fĂĽr

  • öffentliche Auftraggeber (direkte Regierungsverwaltung und öffentliche Einrichtungen),
  • Herausgeber von elektronischen Konten bei öffentlichen Ausschreibungen und
  • Informationsvermittler, die den elektronischen Rechnungsaustausch und Begleitdokumente fĂĽr öffentliche Ausschreibungen anbieten.

Das Präsidium der Republik, die Versammlung der Republik, der Generalstaatsanwalt der Republik, die Gerichte, die unabhängigen Verwaltungseinheiten usw. sind freiwillige öffentliche Einrichtungen und können auf freiwilliger Basis mit eSPAP arbeiten.

Können auch B2B Rechnungen übertragen werden?

Die Koordinierungsstelle eSPAP bietet derzeit keine Möglichkeit, elektronische B2B-Rechnungen zu empfangen.

Es gibt derzeit keinen Vorschlag des Ministeriums für Wirtschaft, Unternehmertum und Handwerk, die elektronische Rechnungsstellung für den B2B-Bereich verbindlich vorzuschreiben. Die Entwicklungen in anderen Ländern geben jedoch Anlass zur Annahme, dass dies nur eine Frage der Zeit ist, bis auch B2B-Rechnungen mit einer Steuermeldung verknüpft werden.

E-Invoicing Portugal
Abbildung: SEEBURGER-Lösung für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Portugal

Wie kann SEEBURGER unterstĂĽtzen?

SEEBURGER bietet einen „Plug-and-Play“ Cloud Service für Portugal an, bei dem Rechnungsdaten einfach in einem Standardformat übergeben werden können. Der angebotene E-Invoicing-Service ist unabhängig vom ERP-System und umfasst die gesetzlich vorgeschriebene Archivierung einschließlich eventueller Signaturen. Es ist zu beachten, dass in Portugal Rechnungen sowohl vom Aussteller als auch vom Empfänger 10 Jahre lang aufbewahrt werden müssen.

Fazit

Das Thema E-Invoicing ist und bleibt trotz zunehmender Standardisierung komplex. Die technischen Spezifikationen sind in den verschiedenen Ländern sehr unterschiedlich und entwickeln sich auch unterschiedlich schnell. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen sinnvoll, für ihre E-Invoicing-Vorhaben einen Cloud-Partner zu wählen, der die länderspezifischen Anforderungen umfassend kennt und aus einer Hand erfüllen kann. Die Alternative besteht darin, das E-Invoicing selbst zu implementieren und zu betreiben oder auf einzelne lokale länderspezifische Anbieter zu setzen. Im letzteren Fall müssen jedoch größere, grenzüberschreitend tätige Unternehmen die Anbieter individuell managen.

Weitere wichtige Anforderung an eine E-Invoicing-Lösung sind:

  • die Lösung sollte Peppol und ggf. andere Formate beherrschen
  • die Lösung sollte einfach und zuverlässig an das jeweilige ERP-System, das die Rechnungsdaten enthält, angebunden werden können.

Mit dem SEEBURGER Cloud E-Invoicing Service können Sie schnell und einfach EU-konforme Rechnungen an Behörden und andere Partner in Portugal verschicken. Empfohlen wird das UBL 2.1-Format, da bei einer Erweiterung in den B2B-Bereich das CII Format vermutlich nicht unterstützt wird und mit UBL einen Standard für beide Wege verwendet werden kann.

Falls Sie weitere Fragen zum Thema E-Invoicing haben, haben wir alles, was Sie ĂĽber E-Invoicing wissen sollten, in einem klar strukturierten Leitfaden fĂĽr Sie zusammengestellt.

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Ăśber den Autor:

Andreas Killinger
Andreas Killinger ist seit 2014 SAP Produktmanager bei der SEEBURGER AG für Software-Applikationen und -Services für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch. Seine Schwerpunkte liegen auf Lösungen in SAP sowie der elektronischen Rechnung (E-Invoicing) für international agierende Kunden. Er ist gelernter Industriemechaniker und studierte Recht- und Verwaltungswissenschaften. Nach Berufsstationen im öffentlichen Dienst, war er von 1999 bis 2013 als SAP Senior Consultant und SAP-Projektleiter für eine der Top-Ten Unternehmensberatungen in internationalen SAP Projekten tätig.

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