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E-Invoicing mit PEPPOL legt zu – ab November 2020 in Polen vorgesehen

PEPPOL Polen

Für das E-Procurement setzt die EU auf PEPPOL. Mehr dazu auch im Blog mit einer Einführung zu PEPPOL. In vielen Mitgliedsstaaten verbreitet sich PEPPOL immer weiter. Die Formate UBL 2.1, UN / CEFACT CII und PEPPOL BIS Billing 3.0 werden in Polen für Rechnungen an die Bundesregierung bereits heute  anerkannt. Hier ist PEPPOL eine gute (wenn auch nicht die einzige) Option für das für Business-to-Government (B2G)-E-Invoicing.

Polen empfiehlt
B2G E-Invoicing seit April 2019

Im Dezember 2018 hat die polnische Regierung damit begonnen, ihre nationale Dienstleistungsplattform namens  »Platformy Elektronicznego Fakturowania« (PeF) zu testen. Seit der Fertigstellung unterstützt PeF zwei wichtige öffentliche elektronische Dienstleistungen, nämlich elektronische Bestellungen und elektronische Rechnungen. Die neue Plattform besteht aus PEPPOL »Access Points«, die von zwei Dienstleistern implementiert wurden.

Es stehen straffe Einführungsphasen der
elektronischen Rechnungsplattform (PEF) auf der Agenda

  • Phase 1 – Vorstellung des Prototypen 18.09.2018 – 20.09.2018
  • Phase 2 – Einführung der Testversion 18.12.2018 – 20.12.2018
  • Phase 3 – Auslieferung der produktiven Version 18.01.2019 – 20.01.2019
  • Phase 4 – Verbindung mit der Desktop Applikation 07.03.2019 – 11.03.2019

Die Fristen des Mandats wurden wie folgt festgelegt: Und zwar sind zum einen seit April 2019 alle öffentlichen Auftraggeber verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Auf freiwilliger Basis können Lieferanten nun elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ausstellen. Zum anderen sind ab November 2020 alle Lieferanten verpflichtet, nur noch elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber auszustellen.

Wie erfolgt die Übertragung der Rechnungsdaten beim E-Invoicing in Polen?

Der elektronische Dokumentenaustausch basiert auf dem Online-Portal PeF, das als Vermittler zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung fungiert. Und zwar in ähnlicher Weise, wie es derzeit auch in den Niederlanden (Simpler Invoicing) und in Belgien (Mercurius) der Fall ist. Die PeF-Plattform ist seit April 2019 verfügbar. Sie akzeptiert elektronische Rechnungen gemäß der europäischen Norm EN 16931-1 in den Formaten UBL 2.1, UN / CEFACT CII und PEPPOL BIS Billing 3.0. BIS steht hier für Business Interoperability Specifications.

Mit SEEBURGER Cloud Services ist es möglich, schnell und einfach EU-konforme Rechnungen an Behörden und andere Partner in Polen über PEPPOL zu verschicken oder zu übermitteln. Hierzu die untenstehende Abbildung mit dem Beispiel Polen im PEPPOL BIS 3.0-Format. PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine.

PEPPOL in Polen mit SEEBURGER Cloud Services
PEPPOL-Ablauf am Beispiel Polen mit Einsatz der SEEBURGER Cloud Services im Überblick

Laut Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55 / ​​EU dient die PeF-Plattform als elektronische Bestell- und Rechnungsaustauschplattform für das öffentliche Beschaffungswesen. Dies entspricht der europäischen Norm, da der ausgewählte Formattyp auf PEPPOL-BIS und seinem eDelivery Network basiert. Das PEPPOL-eDelivery-Netzwerk erfordert die Verwendung von PEPPOL-Zugangspunkten, um die strukturierten Rechnungen an das PeF-Portal zu senden.

Fristenerfüllung

Polen ist eines von vielen europäischen Ländern, die sich bemühen, auf die EU-Richtlinienfrist vom April 2019 vorbereitet zu sein. Für B2G-Lieferanten tickt die Uhr, da ab November 2020 Rechnungen in elektronischer Form bereitzustellen sind.

Die PEPPOL-Infrastruktur war für viele Länder die erste Wahl, um ihre Offenheit für den internationalen Handel zu stärken. PEPPOL ist derzeit in 16 Ländern in Europa im Einsatz; PEPPOL-Behörden gibt es bereits in acht  Ländern. Die Zahl der PEPPOL-Behörden wächst mit dem ersten außereuropäischen Land, Singapur, mit Deutschland und jetzt auch Polen auf elf.

Wir sehen einen wachsenden Trend, PEPPOL in Ländern wie Schweden, Norwegen, Finnland, Kroatien oder jetzt auch Polen einzuführen. Ziel ist insbesondere, die Anforderungen der Frist für die elektronische Auftragsvergabe rechtzeitig erfüllen zu können. E-Invoicing ist nach wie vor komplex, trotz der zunehmenden Standardisierung. Je nach Land variieren technische Vorgaben und die Innovationsgeschwindigkeit zum Teil erheblich.

Eine skalierbare und zukunftssichere E-Invoicing-Lösung sollte daher von einem erfahrenen Cloud-Partner aus einer Hand kommen, der die unterschiedlichen Anforderungen in den Ländern kennt und erfüllen kann. Alternativ ist es möglich, alles selbst zu implementieren und zu betreiben oder auf einzelne lokale Anbieter zurückgreifen. Im letzteren Fall ist es jedoch erforderlich, in Eigenregie die Anforderungen für jedes Land jeweils einzeln zu berücksichtigen, zu regeln und permanent zu monitoren.

E-Invoicing-Lösungen sind zwingend angehalten, PEPPOL und gegebenenfalls weitere Formate zu beherrschen, sowie einfach und zuverlässig an ERP-Systeme mit den Rechnungsdaten im jeweiligen Land anzubinden.

SEEBURGER stellt einen „Plug-and-Play“ Cloud Service für Polen zur Verfügung, an den die Rechnungsdaten in einem Standardformat transferiert werden können. Die SEEBURGER E-Invoicing-Services weisen eine ERP-Systemunabhängigkeit auf und beinhalten zudem die in Polen gesetzlich erforderliche Archivierung.

 

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Von | 25. Juli 2019
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Über den Autor:

Andreas Killinger
Andreas Killinger ist seit 2014 SAP Produktmanager bei der SEEBURGER AG für Software-Applikationen und -Services für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch. Seine Schwerpunkte liegen auf Lösungen in SAP sowie der elektronischen Rechnung (E-Invoicing) für international agierende Kunden. Er ist gelernter Industriemechaniker und studierte Recht- und Verwaltungswissenschaften. Nach Berufsstationen im öffentlichen Dienst, war er von 1999 bis 2013 als SAP Senior Consultant und SAP-Projektleiter für eine der Top-Ten Unternehmensberatungen in internationalen SAP Projekten tätig.