✅ Die 6 wichtigsten EDI-Herausforderungen und wie man sie am besten angeht

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EDI-Lösung: Die Top 6 Herausforderungen

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EDI-Lösung: Die Top 6 HerausforderungenÜber die gesamte Lieferkette hinweg werden Geschäftsdokumente immer häufiger mittels elektronischen Datenaustauschs (eng. Electronic Data Interchange oder EDI) übermittelt. Trotz existierender EDI-Standards, rechnen gerade mittelständische Unternehmen bei der Einführung von EDI mit einigen Herausforderungen. Wie diese gelöst werden, erläutert dieser Blog.

Das Prinzip von EDI

Der Einsatz von EDI steigert die Effizienz der gesamten Lieferkette und strafft so den Prozess der Auftragsverarbeitung und gestaltet ihn deutlich stringenter, als es durch menschliche Interaktion über Telefon, E-Mail oder gar Fax möglich wäre. Um diese Effizienz gewährleisten zu können, muss eine EDI-Lösung zwei grundlegende Funktionen erfüllen:

  • Transfer und Transformation – Daten aus Ihren Backend-Systemen müssen der EDI-Lösung in einer Form übergeben werden, die es ermöglicht, sie an Ihre Handelspartner übertragen zu können. Umgekehrt müssen Ihre Backend-Systeme die empfangenen EDI-Daten verstehen, falls diese in ein anderes Format oder einen anderen Standard umgewandelt werden müssen.
  • Parsen und Konvertieren – die Daten aus Ihren Backend-Systemen werden nicht in einem einsatzbereiten EDI-Format gespeichert, daher müssen die Datenfelder analysiert und in das entsprechende EDI-Format konvertiert werden. Die gleiche Technik wird benötigt, um die eingehenden EDI-Daten zu verstehen und sie für Ihre Backend-Systeme aufzubereiten.

EDI-Herausforderungen

Es sind viele EDI-Lösungen auf dem Markt und sie alle erfüllen die beiden oben genannten prinzipiellen Funktionen. Das ist sozusagen das Pflichtprogramm.

Mit einer durchdachten EDI-Lösung bieten Sie auch spielend die Kür. Hier stellen wir Ihnen die 6 wichtigsten EDI-Eigenschaften vor und verraten Ihnen, welche Herausforderungen man damit meistert:

  1. Flexibilität bei der Integration – Die digitale Welt verändert sich ständig, und EDI ist ein Teil davon. Wenn sich Standards weiterentwickeln, um neuen Anforderungen gerecht zu werden und wenn sich Ihre eigenen Geschäftsprozesse ändern, benötigen Sie eine EDI-Lösung, die diese Änderungen einfach umsetzen kann. Mit einer regelbasierten EDI-Lösung können Sie Ihre Prozessintegrationen in Backend-Systeme und Ihre Anbindungen an Ihre Handelspartner schnell und komfortabel anpassen. Dabei müssen Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wie es bei unflexiblen und fest programmierten Integrationen und z. B. auch mit direkten Mappings so häufig der Fall ist. Kanonische Mappings mit einer Doppelkonvertierung entkoppeln Partner- und Prozessmappings. Flexibler geht es an der Stelle nicht.
  2. Flexibilität beim Betrieb: EDI-Systeme sind ein wesentlicher Bestandteil der Wertschöpfungskette. Es ist daher wichtig, die Funktionsweise von EDI zu beherrschen und Änderungen direkt vornehmen zu können. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten, die ganz davon abhängen, ob Sie eigene Fachkenntnisse besitzen und die Lösung selbst betreiben oder ob Sie Betrieb und/oder Change-Management nach außen vergeben. Ideal ist es, wenn eine EDI-Lösung verschiedene Optionen bietet, zwischen denen Sie wechseln können, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern:
    1. Eigenbetrieb
    2. Eigenbetrieb mit Remote Management Unterstützung für z.B. 24*7 SLA
    3. iPaas
    4. Full Service
    5. Betrieb in einer Public Cloud
    6. Hybridmodelle aus den obengenannten fünf Möglichkeiten
  3. Flexibilität für die Handelspartner – Eine EDI-Lösung gewährleistet ein hohes Maß an Automatisierung, was bei mittleren und hohen Volumina ausgetauschter Belege sehr sinnvoll ist. Bei geringem Belegvolumen oder Handelspartnern mit geringer EDI-Fähigkeit kann eine halbautomatische Lösung sinnvoller sein. Diese läuft über ein WebEDI Portal, über das ein (kleiner) Handelspartner, ganz im Rahmen seiner Möglichkeiten, manuell in den Prozess einsteigen kann. EDI und WebEDI-Lösung müssen dabei stets nahtlos zusammenarbeiten.
  4. Einfaches Onboarding von Handelspartnern – Ihr Unternehmen ist Teil eines Ökosystems, das aus den Beziehungen zu Ihren Kunden und Lieferanten besteht. Diese Verbindungen sind häufig sehr dynamisch. Standards, Automatisierung und Self-Service bilden die Grundlage für den schnellen Aufbau neuer Beziehungen, unterstützt durch schnelles und effizientes Onboarding.
  5. Eine Plattform für die Fachbereiche – in jedem Fachbereich laufen unterschiedliche Prozesse. Daher herrschen auch unterschiedliche Anforderungen an die Prozessintegration. Insellösungen für einzelne Fachbereiche oder gar mit einzelnen Gruppen von Handelspartnern führen zu Archipelen mit zu viel Eigenleben. Eine regelbasierte EDI-Lösung (idealerweise unter Verwendung von Vorlagen) ist der bessere Ansatz, um individuelle Anforderungen zu berücksichtigen und leicht selbst Änderungen vornehmen zu können.
  6. Erweiterbarkeit (API-Integration) – Die gemeinsame Nutzung einer einheitlichen Plattform zur internen und externen Integration ermöglicht neben B2B/EDI auch andere Formen der internen und externen Anbindung. Neue interne oder externe Application Programming Interfaces (APIs) bieten zusätzliche Funktionalität und ergänzen sich gut mit bestehenden EDI Lösungen und ERP Anbindungen.

Die SEEBURGER AG verfügt über langjährige Erfahrung mit der Implementierung von EDI-Lösungen. Mit BIS6 profitieren Unternehmen jeglicher Branche und Größe von einer zentralen, von SEEBURGER eigenentwickelten und technologisch führenden Integrationsplattform.

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Über den Autor:

Ian Goldsmith
Ian Goldsmith ist Business Development Director bei SEEBURGER. Mit 25 Jahren Integrationserfahrung in den Bereichen Entwicklung, Beratungsmanagement, Pre-Sales, Lösungsmanagement, Account-Management und Marketing versteht er die Integrationsanforderungen von heute (und morgen) aus allen Perspektiven.

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