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EDI-Rechnung: Was bedeutet EDI (Electronic Data Interchange) für das E-Invoicing?

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InvoiceUm die Bedeutung von EDI-Verfahren für das E-Invoicing zu verstehen, ist es sehr hilfreich, über Kenntnisse aus einem halben Jahrhundert an EDI-Praxis zu verfügen. Bereits in den Siebzigern begannen Großunternehmen mit ihren Partnern im Business-to-Business-Bereich EDI Nachrichtenstandards und Kommunikationsprotokolle einzusetzen, um schnell, sicher und effizient elektronische Daten in großer Anzahl auszutauschen und automatisiert zu verarbeiten.

Die heutige EDI-Praxis hat SEEBURGER dabei aktiv und maßgeblich mitgestaltet. Als EDI-Pionier unterstützen wir bereits seit den frühen Achtzigern unsere Kunden weltweit bei der Implementierung und Integration aller Prozesse rund um die EDI-Rechnung, sprich beim E-Invoicing und E-Ordering.

EDI-Rechnung: Entwicklung des EDI-E-Invoicings

EDI fokussierte lange Zeit auf die Verarbeitung von Dokumenten wie beispielsweise Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferavise im Rahmen der direkten Materialbeschaffung innerhalb der physischen Supply Chain. Die finanzielle Lieferkette wiederum besteht unter anderem aus Rechnungen und Gutschriften und stellt letztlich die Abrechnungs- und Zahlungsabwicklung mit dem Lieferanten sicher. Jedoch hatte gerade die Financial Supply Chain bei vielen Unternehmen nur eine relativ geringe Priorität bei der Umsetzung von EDI-E-Invoicing. Obwohl also EDI-Bestellaufträge und EDI-Lieferavise beim Lieferanten eingingen, wurden Rechnungen und Gutschriften weiterhin in Papierform und nicht als E-Invoices an den Kunden geschickt. Nur große Unternehmen wie Automobil- und Handelskonzerne, die täglich eine sehr große Anzahl an Rechnungen und Gutschriften bewältigen müssen, kümmerten sich intensiv um den Einsatz von EDI beim E-Invoicing, um hier Prozesskosten zu sparen.  Bei vielen mittelständischen Firmen gab es große Unsicherheiten, inwieweit EDI-E-Invoicing für eine steuerkonforme elektronische Rechnungsstellung geeignet sein könnte.  Aber war und ist diese Unsicherheit gerechtfertigt?

Welche Aspekte sind für gesetzeskonforme elektronische Rechnungen zu berücksichtigen?

Beim E-Invoicing hat jedes Land zahlreiche eigene steuergesetzliche Anforderungen.  Diese spezifischen Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung eines jeden Landes zu kennen, ist eine komplexe Aufgabe. Leicht riskiert man Strafzahlungen oder versäumt, den Vorsteuerabzug geltend zu machen.  Schon als Rechnungen noch in Papierform versandt wurden, war es für multinationale Unternehmen eine Herausforderung, hier den Überblick zu bewahren. Durch elektronische Rechnungen wurde diese Komplexität jedoch mangels länderübergreifender Standards und Regelungen keinesfalls reduziert – sehr zum Leidwesen der Unternehmen. Wie lange haben beispielsweise gesetzlich erforderliche elektronische Signaturen die Verbreitung von elektronischen Rechnungen gehemmt? Auch die Anforderungen an die elektronische Archivierung und neue Verfahren der Echtzeitkontrolle und -steuerung von Rechnungstransaktionen durch die Steuerbehörden der Länder selbst haben nicht gerade zu einer Vereinfachung der Prozesse beigetragen.

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Anforderungen EDI-Rechnung: Mit EDI-Rechnungen die Anforderungen an das Steuergesetz und andere relevante Gesetze erfüllen

EDI-Rechnungen unterstützen bei der Einhaltung lokaler rechtlicher Anforderungen in vielen Ländern:

  • Zustimmung der Geschäftspartner zum E-Invoicing: Die Geschäftspartner vereinbaren schriftlich in einem EDI-Vertrag, in welchem E-Invoicing-Format (XML, EDIFACT) und über welche Übermittlungsverfahren (direkt über AS/2, oder indirekt über sogenannte Value-Added-Network-Provider (VAN-Provider), wie z.B. das Peppol-Netzwerk) Rechnungen ausgetauscht werden sollen.
  • Integrität und Authentizität: Durch sichere EDI-Übertragungsverfahren kann die Identität des Rechnungsausstellers sowie die Integrität des Inhalts eindeutig und sicher geprüft werden.
  • Prüfung der Rechnungsinhalte: Die Rechnungsinhalte der E-Invoices sind wie klassische Papierrechnungen auf Korrektheit und Einklang mit den gesetzlichen Anforderungen zu überprüfen, was bei EDI-Rechnungen automatisiert und kosteneffizient erfolgt.
  • Archivierung der E-Invoices: Bei der Archivierung von elektronischen Rechnungen ist die jeweils gültige Aufbewahrungsmindestdauer neben weiteren Aspekten wie der Unveränderlichkeit, des Zugriffs, der von Menschen lesbaren Darstellung, der Unterstützung eines Prüfprozesses usw. zu berücksichtigen. EDI-Rechnungen werden automatisch, entsprechend den landesspezifischen gesetzlichen Vorschriften, im Paket mit relevanten Objekten an ein elektronisches Archiv übergeben.
  • Maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff: Die maschinelle Auswertbarkeit ist über den vereinbarten Nachrichtenstandard und die EDI-Integrationslösungen möglich. Der Datenzugriff durch die Finanzbehörde ist uneingeschränkt sicherzustellen, wozu innerhalb des ERP- und Archivsystems spezielle Rollen und Berechtigungen eingesetzt werden können.

Wenn nun EDI-Rechnungen das Potenzial zu echten E-Invoices haben und zudem die Vorteile des schnellen, massenhaften Rechnungsaustauschs zu niedrigen Transaktionskosten bieten, warum haben EDI-Rechnungen dann nicht schon lange den Platz auf dem Siegerpodest erklommen?

Hierfür gibt es u.a. folgende Gründe:

  • Ein schneller ROI ist oft nur bei hoher Transaktionsanzahl zwischen zwei Partnern möglich. Denn die Kosten für die EDI-Anbindung stehen den Einsparungen von Prozesskosten durch elektronischen Massendatenaustausch und automatisierte Weiterverarbeitung gegenüber.
  • Branchen sind unterschiedlich EDI-fähig. Branchen, in denen viele Lieferanten mit viele Kunden zusammenarbeiten, nutzen weniger EDI-E-Invoicing im Vergleich zur Automobilindustrie und zum Handel, wo die wenigen großen Unternehmen ihre Partner vom EDI-Einsatz beim E-Invoicing leichter „überzeugen“ konnten.
  • Hauptprofiteur beim EDI-E-Invoicing ist der Kunde: Lieferanten können sehr kostengünstig PDF-Rechnungen erstellen und an viele Kunden verschicken, wohingegen die EDI-E-Invoices zunächst höhere Implementierungskosten verursachen. Für die Kunden hingegen bedeuten eingehende Rechnungen im PDF-Format höhere Prozesskosten durch manuelle Rechnungserfassung, -korrektur und -verarbeitung. Diese entfallen wiederum beim EDI-E-Invoicing weitestgehend.

EDI-Rechnung Beispiel: Haben es bereits Länder geschafft, den Spagat zwischen „PDF-Einfachheit“ und „EDI-Effizienz“ zu lösen?

Die Antwort lautet „ja“. In Europa haben dieses Ziel allen voran die skandinavischen Länder, wie z.B. Norwegen erreicht. Aber auch Italien hat E-Invoicing erfolgreich umgesetzt – allerdings auf ganz unterschiedlichen Wegen.

In Skandinavien ist E-Invoicing mittlerweile sehr weit verbreitet – und das bei weitem nicht nur zwischen großen, transaktionsstarken Geschäftspartnern, sondern schon bei Kleinstunternehmen. Hier helfen E-Invoicing-Provider (VANs) mit Interconnections zu anderen E-Invoicing-Providern dabei, alle Lieferanten und Kunden dieser Provider einfach nach Bedarf über ein Vier-Ecken-Modell zu verbinden.

Italien hat die Pflicht zum E-Invoicing gesetzlich eingeführt und auf diesem Weg über 2 Mrd. elektronische XML-Rechnungen in 2019 über das staatliche Sistema die Interscambio (SDI) verarbeitet. Auch hier arbeitet man in der Regel mit E-Invoicing-Providern, welche mit dem SDI verbunden sind, um so ausgehende und eingehende Rechnungen mit Geschäftspartnern auszutauschen.

Zusammenfassung

EDI-E-Rechnungen können legale Anforderungen in vielen Ländern der Welt erfüllen.

  • Sicherheit, Integrität, Authentizität und eine rechtskonforme elektronische Archivierung sind sicherzustellen.
  • Die Art des Rechnungsaustausches ist u.a. von den Landesgesetzen, der B2B-Praxis, den Branchenstandards und den Kosten-Nutzen-Aspekten der Geschäftspartner abhängig.
  • Erfolgreiches globales EDI-E-Invoicing umfasst direkte Partneranbindungen sowie auch indirekte Partneranbindung über Peppol oder EDI-/E-Invoicing-VAN-Provider.

Mit den SEEBURGER Cloud Services bieten wir Ihnen einen Plug-and-Play-Cloud-Service für EDI-Nachrichten, Peppol, und VAN-Kommunikation, über den Sie E-Invoices, E-Orders und andere Dokumente austauschen können.  Dieser skalierbare und zukunftssichere Service kommt aus einer Hand von einem erfahrenen Cloud-Partner, der die unterschiedlichen Anforderungen der verschiedenen Länder, Branchen und Geschäftspartner versteht und erfüllen kann. So vermeiden Sie eine unvorteilhafte, kosten- und komplexitätssteigernde Orchestrierung vieler lokaler Provider.

SEEBURGER Cloud Services für EDI-E-Invoicing und E-Ordering
SEEBURGER Cloud Services für EDI-E-Invoicing und E-Ordering

Sie können mit den SEEBURGER Cloud Services für EDI-E-Invoicing und E-Ordering direkt oder indirekt EDI-E-Invoices und andere Beschaffungsdokumente mit Ihren Geschäftspartnern austauschen und die rechtlichen Anforderungen erfüllen. Unsere Services sind unabhängig von ERP-Systemen nutzbar.

Desweiteren bestehen die Möglichkeiten, die SEEBURGER Business Integration Suite im Eigenbetrieb vor Ort oder als Integration Platform as a Service (iPaaS) einzusetzen.

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Über den Autor:

Gerrit Onken
Gerrit Onken ist seit 2010 als Produktmanager bei der SEEBURGER AG für Softwareanwendungen und Dienstleistungen für den elektronischen Geschäftsdatenaustausch tätig. Seine Schwerpunkte sind Lösungen für SAP, elektronische Rechnungsstellung (E-Invoicing) und Innovationen zur Digitalisierung von fachlichen und technischen Geschäftsprozessen für international tätige Kunden. Gerrit Onken ist Bankkaufmann und Diplom-Kaufmann mit den Schwerpunkten Industriebetriebswirtschaft und Wirtschaftsinformatik. Nach seiner Tätigkeit in der Finanzbranche war er von 2004 bis 2010 als Manager und Projektleiter für eine der fünf größten Unternehmensberatungen mit internationalen BPOs in der Banken- und Automobilindustrie tätig.

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