PEPPOL-Nordics-DEE-Invoicing wird in Skandinavien seit den 90er Jahren eingesetzt – vor allem aufgrund von Prozessvereinfachungen und Kosteneffizienz. Damit kann Skandinavien als Pionier im Bereich E-Invoicing in Europa angesehen werden und ist heute mit einer E-Invoicing-Rate von über 40% bei allen Rechnungen klar die führende Region Europas.1

Für den Austausch von E-Rechnungen und anderen elektronischen Beschaffungsdokumenten zwischen Lieferanten und der öffentlichen Verwaltung wurde in Skandinavien ein Providermodell als Ansatz gewählt. Dabei waren standardisierte Formate und nationale Register aller beteiligten Geschäftspartner der Schlüssel zum Erfolg. Der grenzüberschreitende Austausch elektronischer Dokumente erforderte jedoch Interoperabilität zwischen nationalen Anbietern und Registern. Diese Erfahrung führte zum paneuropäischen Projekt OnLine PEPPOL, das sich auch in Europa auf die grenzüberschreitende elektronische Beschaffung konzentriert. Seitdem nimmt die PEPPOL-Nutzung nicht nur in den europäischen Ländern zu, sondern auch in anderen Ländern, wie z.B. in Singapur und den USA, gibt es Bestrebungen PEPPOL einzuführen.

Weitere Informationen zu PEPPOL finden Sie auf der Informationsseite der Open PEPPOL Initiative oder im SEEBURGER Blog.

Die Bedeutung von PEPPOL für die elektronische Rechnungsstellung in Dänemark, Finnland, Schweden und Norwegen

In den skandinavischen Ländern sind lokale E-Invoicing-Formate und Austauschsysteme, die in der Regel über Provider zugänglich sind, bereits seit vielen Jahren etabliert. E-Invoicing zwischen Lieferanten und deren Vertragspartnern aus der öffentlichen Verwaltung ist heute zum Standard geworden – neben vielen anderen elektronischen Kommunikationen mit der öffentlichen Verwaltung in der Beschaffung oder anderen Bereichen.

Diese gut angenommene elektronische Rechnungsstellung wird auch im Business-to-Business-Austausch eingesetzt. Die verschiedenen nationalen Standards, Anbieter und Plattformen tauschen sogar Rechnungen zwischen den Ländern aus. Dies erfordert die Übersetzung von Formaten, die regelmäßige Aktualisierung der nationalen Register der Rechnungsempfänger sowie den Informationsaustausch zwischen den Ländern und Anbietern für die Interoperabilität.

Insbesondere die Herausforderungen bei der Interoperabilität zwischen den Ländern führten zu PEPPOL. Beim E-Invoicing gibt es zwei wichtige Aspekte, das Datenformat und die Kommunikation. PEPPOL definiert ein eigenes Datenformat namens PEPPOL-UBL; in allen skandinavischen Ländern gab es jedoch in der Vergangenheit unterschiedliche lokale Formate. Das PEPPOL-Netzwerk kann diese Formate – wenn auch nach PEPPOL-Vorgaben – über die so genannten PEPPOL-Access Points übertragen.

PEPPOL-UBL ist ein weit verbreitetes, standardisiertes Format und stellt eine Alternative zu den verschiedenen lokalen Datenformaten dar, während das PEPPOL-Netzwerk den grenzüberschreitenden Transport erleichtert. Eine europaweite Norm ermöglicht grenzüberschreitendes E-Procurement für den öffentlichen Sektor, was die Auswahl erhöht und den Markt für Lieferanten erweitert.

Dänemark

Business-to-Government (B2G)-E-Invoicing ist in Dänemark seit 2005 Pflicht.  Dänemark stützt sich auf seine eigene Plattform „NemHandel“ und das für Dänemark spezifische UBL-Format „OIOUBL (nationale Norm UBL 2.0)“.  Anbieter von Behörden können über das Internet-Netzwerk „NemHandel“ sicher verschlüsselte Rechnungen an ihre Kunden im öffentlichen Sektor senden.

Das dänische System ist PEPPOL sehr ähnlich und basiert auf dem 4-Ecken-Modell, bestehend aus Sender mit einem Senderzugangspunkt und Empfänger mit einem Empfängerzugangspunkt.

Lieferanten, die mit dem NemHandel-Netzwerk verbunden sind, können auf Empfänger über das PEPPOL-Netzwerk zugreifen, das bereits mit dem NemHandel-Netzwerk für ausgehende Transaktionen verbunden ist.

Es überrascht nicht, dass die dänische Digitalisierungsbehörde den PEPPOL-Standard für bessere elektronische Integrationen in der gesamten EU unterstützt und fördert. Die Agentur plant, PEPPOL bald mit NemHandel für eingehende Transaktionen zu verbinden. Dieser Schritt wird in naher Zukunft einen einfachen Zugang ausländischer Lieferanten zu den dänischen öffentlichen Einrichtungen über das NemHandel-Netzwerk ermöglichen. Langfristig soll PEPPOL sogar das NemHandel-Netzwerk ersetzen.2

Access Point Provider, die Rechnungsversender an die NemHandel-Plattform anbinden, bieten ihnen in der Regel auch Business-to-Business E-Invoicing-Services an.

Finnland

Business-to-Government (B2G)-E-Invoicing ist in Finnland seit 2010 Pflicht.  Wie bei PEPPOL und in Dänemark setzt Finnland auf ein 4-Ecken-Modell.

In den länderspezifischen Formaten Finvoice oder TEAPPSXML können elektronische Rechnungen an die öffentliche Verwaltung in Finnland gesendet werden. Das Finvoice-Format ist auch das am häufigsten verwendete Format für die B2B-Rechnung in Finnland.

Auch wenn PEPPOL vorerst nicht zu den zulässigen Standards für die elektronische Rechnungsstellung gegenüber der öffentlichen Verwaltung in Finnland gehört, erwarten wir, dass sich dies in Zukunft ändern wird.

Finnland ist bei der Einführung von E-Invoicing im B2B-Bereich ziemlich weit gegangen. Dies wurde durch eine Reihe von Faktoren ermöglicht, wie z.B.:

  • Schaffung von Foren für E-Invoicing-Dienstleister, die unter anderem in der Tieke-Liste enthalten sind, einer Bibliothek, in der die Nutzer sehen können, welchen Dienstleister und welches Format ein bestimmtes Unternehmen verwendet, was die Einbindung neuer Handelspartner erleichtert und die Möglichkeit zur Selbstbedienung eröffnet.
  • Zusammenarbeit zwischen den Anbietern von E-Invoicing-Diensten durch so genannte Interoperabilitätsvereinbarungen, in denen die Anbieter, in der Regel ohne gegenseitige Abrechnung, den Austausch von E-Rechnungen zwischen ihnen ermöglichen. Dadurch entsteht ein lokales Netzwerk, in dem zwei Unternehmen Rechnungen zwischen ihnen senden und empfangen können, obwohl sie hinter verschiedenen Dienstleistern stehen.

Schweden

Bereits in den 90er Jahren begannen die schwedischen Behörden mit der elektronischen Rechnungsstellung für den Rechnungseingang, um die Effizienz der Verwaltung zu erhöhen und Kosten zu senken.  Die Initiative „Single Face To Industry“ (SFTI) ermöglicht die öffentliche Beschaffung in moderner, effizienter elektronischer Form.

Im Jahr 2006 wurde die Standardisierung mit anderen skandinavischen Nachbarn fortgesetzt, bevor SFTI aktives Mitglied von CEN BII und dem PEPPOL-Projekt wurde. Der Erfolg ist beeindruckend: In Schweden erfolgen heute mehr als 60% der Rechnungsstellungen der Bundesbehörden und etwa 50% aller Rechnungen an lokale öffentliche Rechnungsempfänger elektronisch.

Das erste Datenformat war die bereits 2004 definierte Svefaktura-Version. Eine Alternative war die SFTI Fulltextfaktura, eine EDIFACT D96A-Rechnung, die auf die GS1 EANCOM-Spezifikationen abgestimmt ist. Die Verwendung von PEPPOL gegenüber den bisherigen Formaten wird inzwischen auch deshalb gefördert, weil sie eine grenzüberschreitende elektronische Beschaffung für den öffentlichen Sektor ermöglicht.

Ermutigt durch diesen Erfolg führt die schwedische Regierung nun ab dem 1. April 2019 die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für öffentliche Empfänger ein.

  • Verpflichtung für alle Lieferanten, Rechnungen an öffentliche Unternehmen elektronisch zu versenden!
  • Alle Rechnungen müssen ausnahmslos elektronisch ausgestellt werden. Das bedeutet z. B., dass
    es keinen Mindestwert gibt, ab dem Rechnungen elektronisch versendet werden sollen.
  • PEPPOL BIS Billing 3.0 ist ab dem 1. April 2019 für Käufer im öffentlichen Sektor verpflichtend.
  • Lieferanten, die Papierrechnungen senden, müssen mit Strafen rechnen.
  • Schweden erwartet dadurch Kosteneinsparungen von rund 165 Millionen Euro pro Jahr.

Schweden hat, genau wie Finnland, auch die elektronische Rechnungsstellung für B2B in erheblichem Umfang übernommen, zumindest wenn es um mittlere und große Unternehmen geht. Das gebräuchlichste Format ist die einfache E-Rechnung Svefaktura 1.0, die im Laufe der Zeit auf die neueren, umfangreicheren Versionen Svefaktura BIS 5A 2.0 (2014) aktualisiert wurde, wobei die neueste Version PEPPOL BIS Billing 3.0 (2018) ist.

Auch wenn es keine Tieke-Liste wie in Finnland gibt, gibt es eine gute Zusammenarbeit zwischen Dienstleistern mit Interoperabilitätsvereinbarungen in Schweden.

Norwegen

In Norwegen ist B2G-E-Invoicing seit 2011 (Empfangsbereitschaft) und 2012 (Sendebereitschaft) verpflichtend.

Sowohl inländische Anbieter als auch zentrale Behörden müssen das nationale EHF-Format (Elektronisk handelsformat oder Electronic Commerce Format) verwenden. Die aktuelle Version EHF-Rechnung und Gutschrift v2.0 wird jedoch am 1. April 20193 durch die Version 3.0 ersetzt. In einer Übergangsphase bis zum 31. Dezember 2019 wird die Version 2.0 für Teile der Nutzer noch unterstützt.

Alle ausländischen Anbieter des öffentlichen Sektors in Norwegen müssen bereits zum 1. April 2019 das neue EHF Billing 3.0 nutzen, während die inländischen bis Ende 2019 das alte Format verwenden können.

Das neue EHF Billing 3.0-Format ist im Wesentlichen die PEPPOL BIS 3.0-Spezifikation, da es alle norwegischen Anforderungen abdeckt.4 EHF Billing 3.0 oder PEPPOL BIS 3.0 werden auf Norwegisch unter dem Namen EHF Fakturering 3.0 referenziert.

Der stetig zunehmende Einsatz von PEPPOL-basierten Lösungen in Norwegen ist der Grund, warum PEPPOL nun auch für den Versand von Rechnungen an die meisten privaten Unternehmen in Norwegen eingesetzt werden kann, sofern diese in der „ELMA“ (dem norwegischen Metadatenanbieter „SMP“) registriert sind.

Der Einsatz von PEPPOL in Norwegen hat bis Anfang 2019 folgende Ergebnisse erzielt:

  • 45 produktive PEPPOL Access Points
  • Mehr als 121.000 PEPPOL-Empfänger
  • Mehr als 8+ Mio. Transaktionen pro Monat

Norwegen ist das fortschrittlichste skandinavische Land im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung. Es hat bemerkenswert gezeigt, wie sich die Verpflichtung des B2G-E-Invoicing auf die Einführung des E-Invoicing im B2B auswirken kann. Auch ohne Auflagen folgte das B2B-E-Invoicing – ausschließlich auf der Grundlage rationaler, wirtschaftlicher Entscheidungen.

SEEBURGER Cloud Services ermöglichen Ihnen, EU-konforme Rechnungen schnell und einfach an Behörden und andere PEPPOL-Partner in den nordischen Ländern zu senden.

Für eine einfache und sichere Implementierung empfiehlt es sich, mit einem Partner zusammenzuarbeiten, der die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in den skandinavischen Ländern, die Integration von ERP-Systemen, elektronischen Formaten und hochskalierbaren Cloud-Services genau kennt. Ein erfahrener Partner hilft Ihnen, Sie kompetent und umfassend für das globale E-Invoicing zu qualifizieren – alles aus einer Hand.

PEPPOL NORDICS DE

Abbildung: B2B- und B2G-E-Invoicing in Skandinavien und im Ausland mit SEEBURGER

 

SEEBURGER Cloud Services bieten einen vorkonfigurierten, hoch standardisierten Service – alles was Sie tun müssen ist, Ihr ERP-System anzuschließen und die Rechnungsdaten in einem einheitlichen Schnittstellenformat zu übertragen. Diese Cloud Services funktionieren mit jedem ERP-System und beinhalten die rechtssichere Archivierung für Dänemark, Finnland, Schweden und Norwegen.

Die Vorteile der Nutzung von SEEBURGER E-Invoicing Cloud Services für die Nordischen Länder sind:

  • Erfahrung – Sie können Ihre Entscheidungen treffen, wie Sie mit Ihren Anforderungen umgehen, indem Sie von SEEBURGERs E-Invoicing-Erfahrung profitieren.
  • Grenzüberschreitend & umfassend – Wir unterstützen die notwendigen E-Invoicing-Datenformate in diesen Ländern, die es Ihnen ermöglichen, Teil des E-Procurement-Ökosystems in den Ländern zu sein, in denen Sie B2G-Lieferant sein möchten.
  • Einfach – Sie benötigen nur eine einzige Verbindung aus Ihrem ERP-System, um ALLE skandinavischen E-Invoicing-Anforderungen zu erfüllen.
  • Integriert – SEEBURGER leitet als zertifizierter PEPPOL Access Point die konformen Rechnungen an die jeweiligen öffentlichen Verwaltungen oder privaten Unternehmen in diesen Ländern weiter. Sie müssen sich keine Sorgen um länderspezifische CIUS in UBL machen.
  • Flexibel – Sie haben die Möglichkeit, für alle anderen globalen E-Invoicing-Anforderungen auch SEEBURGER Cloud Services zu nutzen.

 

1  2017 Billentis Marktstudie
2 https://en.digst.dk/
http://www.folketingstidende.dk/RIpdf/samling/20181/lovforslag/L48/20181_L48_som_fremsat.pdf

3  Diese Informationen wurden am 20. Dezember 2018 vom Difi („Direktoratet forvaltning og ikt“ oder auf Englisch „Agency for Public Management and eGovernment“ in Norwegen) veröffentlicht. Für weitere Informationen siehe https://vefa.difi.no/ehf/announcement/2018-12-20-new-date-for-mandatory-ehf-billing-3.0/; Jan. 2019.

4  Difi hat die norwegischen Regeln in PEPPOL BIS Billing 3.0 aufgenommen. Aus diesem Grund ist keine norwegische Nutzungsvorschrift für den PEPPPOL BIS 3.0 erforderlich. Für weitere Informationen siehe https://vefa.difi.no/ehf/g3/billing-3.0/norway/, Jan 2019

 

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