Einsparungen beim Rechnungseingang mit dem Invoice Portal

Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen bringt bei entsprechender Optimierung, Standardisierung und Automatisierung ein enormes Potenzial an Einsparungen und Qualitätsverbesserungen mit sich. Eine Cloud-basierte Rechnungseingangslösung ermöglicht die einfache Nutzung.

Potenzial für Prozessoptimierungen und Kostensenkungen

SEEBURGER setzt auf eine Kombination aus Technologie- und Standardsoftware, um die Rechnungseingangs-Prozesse über alle Schritte hinweg in idealer Art und Weise zu unterstützen respektive zu optimieren. Oft liegt die erste Motivation für eine elektronische Rechnungsverarbeitung von Unternehmen in der Optimierung der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. In Deutschland werden jährlich rund zwei Milliarden Rechnungen erstellt, versendet, registriert, geprüft (und in der Regel auch bezahlt). In Europa sind es insgesamt circa 30 Milliarden Rechnungen.

Die Erfahrungen aus über 100 erfolgreichen Implementierungen im Bereich Purchase-to-Pay zeigen, dass die manuelle Verarbeitung einer Eingangsrechnung Kosten von 2,20 bis 27,60 Euro verursacht. Hier besteht also ein großes Potenzial für Kostensenkungen, aber auch für Prozessoptimierungen. Zurückzuführen ist dies insbesondere auf Gesetzesänderungen zur Vereinfachung des elektronischen Rechnungsaustauschs seit dem Jahr 2011 sowie auf den Einsatz von Cloud-Lösungen für eine schnelle Realisierung im Bereich elektronische Rechnungsverarbeitung.
Vorreiterunternehmen in Sachen elektronischer Rechnungseingang nutzen optimale Prozesse. Sie erhalten heute schon mehr als jede vierte Rechnung elektronisch. Im Gegensatz dazu erhalten Nachzügler weniger als jede neunte Rechnung elektronisch. Die führenden Unternehmen im Bereich der Purchase-to-Pay-Performance haben daher nur noch rund sechs Prozent Fehlerquote bei der formalen Prüfung von Eingangsrechnungen nach steuerrechtlichen Vorgaben sowie zwölf Prozent bei der sachlichen Prüfung von Ausnahmen – im Vergleich zu den Unternehmen mit der schlechtesten Purchase-to-Pay-Performance, die Anteile von zwölf Prozent beziehungsweise 30 Prozent aufweisen.

Wichtig zu wissen ist, dass mit elektronischen Rechnungen meist doppelt gespart werden kann, und zwar:

• beim Eingang und der Erfassung der elektronischen Rechnungen sowie
• bei deren Prüfung und Weiterverarbeitung.

Bei einer Senkung der Bearbeitungskosten pro Rechnung um fünf Euro beträgt das Einsparungspotenzial gegenüber Papierrechnungen bei 50 Rechnungen am Tag schon rund 62.500 Euro im Jahr. Diese Zahl verdeutlicht, warum immer mehr Unternehmen danach streben, Effizienzsteigerungen in der Rechnungsbearbeitung zu realisieren.

Einsparpotenzial der elektronischen Rechnungsverarbeitung im Vergleich zu Papier

Mit SEEBURGER-Lösungen lassen sich sowohl elektronische als auch papierbasierte Eingangsrechnungen automatisiert bearbeiten. Für reine SAP ERP-Umgebungen bietet SEEBURGER dies im Rahmen der Purchase-to-Pay Lösung an. Für Umgebungen mit anderen ERP-Systemen (auch mehrere verschiedene ERP-Systeme parallel) stellt das SEEBURGBER Invoice Portal die ideale Cloud-Lösung dar. Das SEEBURGBER Invoice Portal ist einfach und nahtlos in alle ERP-/Fibu-Systeme integrierbar. Die Beseitigung von Medienbrüchen sorgt nicht nur für eine beschleunigte Abarbeitung, sondern auch für eine hohe Prozessqualität und -transparenz.

Rechnungseingangsbearbeitung geht einfach – SEEBURGER Invoice Portal Cloud-Lösung

Mit dem Invoice Portal lassen sich alle Rechnungen über sämtliche Rechnungseingangskanäle verarbeiten (Papier-, PDF-Rechnungen, PDF + XML (ZUGFeRD) oder EDI-Rechnungen) sowie mit den Lieferantenstammdaten und Bestelldaten verifizieren. Die papiergestützten Rechnungen werden im Vorfeld vom Kunden digitalisiert und an das SEEBURGER Invoice Portal automatisiert übergeben. Das SEEBURGER Invoice Portal verfügt über alle Funktionen für einen automatisierten Rechnungsprüfungsprozess und ermöglicht ein Rechnungseingangsbuch für alle Non-SAP-ERP-Umgebungen. Geringere Fehlerquoten ergeben sich durch automatisierte Prüfungen, so durch:

• Dublettenprüfung,
• steuergesetzliche Vorgaben,
• Kreditorenprüfung,
• Bestellabgleich und
• Wareneingangsprüfung.

Für wiederkehrende Geschäftsvorfälle ermöglichen individuell konfigurierbare Kontierungsvorlagen eine hocheffiziente Kontierung. Frei konfigurierbare, mehrstufige Freigabeverfahren (beispielsweise Vier-Augenprinzip) bilden unternehmensinterne Vollmachtsregelungen ab. Zusätzlich sichert ein mehrstufiges und frei konfigurierbares Eskalationsmanagement den Prozessdurchlauf ab. Nach vollständiger Bearbeitung werden Rechnungen als digitaler Buchungssatz mit allen im Verarbeitungsprozess anfallenden relevanten Dokumenten an das ERP- oder Fibu-System übergeben. Die Übergabe dieser Dokumente dient auch zur gesetzlich geforderten Archivierung. Sollte dem Rechnungsempfänger kein revisionssicheres, elektronisches Archiv zur Verfügung stehen, bietet SEEBURGER ein revisionssicheres Online-Archiv an. Das erhöht die Auskunftsfähigkeit und somit die Transparenz für die Fachbereiche.

Folgende optional beziehbaren Module komplettieren die Invoice-Portal Cloud-Lösung und erleichtern die Integration in Ihre Systemumgebung:

EDI-Modul

Das ebenfalls cloud-basierte SEEBURGER EDI-Modul unterstützt die Beschaffungsprozesse, wie auch den elektronischen Austausch von Bestellaufträgen, Bestellbestätigungen und Lieferavisen sowie natürlich auch von Rechnungen.

BIS-Link

Eine Alternative zum EDI-Modul stellt die Anbindung über BIS-Link dar, welche der Kunde als Client bei sich vor Ort installiert und selbst betreibt. Durch diese Zusatzoption sind alle möglichen Anbindungsszenarien realisierbar.

Web-Portallösung

Daneben bietet SEEBURGER eine Web-Portallösung an, die es auch kleinen Lieferanten ermöglicht, ohne hohe Investitionen elektronisch Bestellungen zu empfangen sowie auf deren Basis Bestätigungen, Lieferavise und Rechnungen direkt und elektronisch an Kunden zu übermitteln.

Alle Informationen zur Eingangsrechnungsbearbeitung finden Sie in den bisherigen Blogs der Reihe:

1. Machen Sie den Self-Check: Wie digital ist Ihr Rechnungseingang?
2. Digitale Rechnungsprüfung in der Cloud für Non-SAP-Systeme
3. Einsparungen beim Rechnungseingang mit dem Invoice Portal (dieser Blog)
4. Digitale Rechnungsprüfung: In fünf Schritten zum Buchungssatz
5. Auch Mittelständler profitieren von Cloud-Lösungen für das E-Invoicing
6. Invoice Portal: Mit Cloud-Lösungen die Fachbereiche bedarfsgerecht unterstützen

und auf unserer Webseite zum SEEBURGBER Invoice Portal.