Elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung 2020

Das sollten Sie wissen

Im Jahr 2020 stehen für Landesbehörden sowie Auftragnehmer des Bundes zwei wichtige Daten an: Ab dem 18. April 2020 sind die Landesbehörden verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen. Ab dem 27. November 2020 sind Auftragnehmer, die Rechnungen an den Bund ausstellen, verpflichtet, diese in elektronischer Form einzureichen.

Die wichtigsten Fakten zur EU-Richtlinie 2014/55/EU, E-Rechnungs-Gesetz und E-Rechnungs-Verordnung haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt.

Was bedeutet die Einführung der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung 2020 für Sie als betroffene Behörde oder Unternehmer? Welche Rechnungen sind vom E-Rechnungs-Gesetz und welche von der E-Rechnungs-Verordnung betroffen?

Was sind die Anforderungen für die einzelnen Bundesländer und wie lassen sich diese IT-technisch umsetzen? Gelten diese dann auch für die jeweils nachgeordneten öffentlichen Verwaltungen in den Bundesländern u.a. Kommunen, Landratsämter und Regierungsbezirke?

Die folgende Zusammenfassung liefert Antworten auf diese drängenden Fragen. Sie basiert auf dem „Leitfaden für die praktische Umsetzung“, Version 1.4, Peters, Schönberger & Partner mbB, München, 8. Januar 2020.

Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung wird in 2020 verpflichtend. Dies soll einen medienbruchfreien Prozess vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung ermöglichen. Betroffen hiervon sind sowohl Bundes- als auch Landesbehörden und deren Auftragnehmer.  Alle Unternehmen, die an die öffentliche Verwaltung fakturieren, sind verpflichtet, sich an diese Verordnung zu halten. Sind die technischen Voraussetzungen erst einmal geschaffen, kann das elektronische Rechnungsformat auch gleich für Geschäftspartner genutzt werden.

Für Sie als Betroffene sind bei der Umsetzung zwei Perspektiven relevant. Zum einen die juristische Perspektive, die definiert, was bis zu welchem Zeitpunkt in welcher Form umgesetzt werden muss und zum anderen die technische Perspektive. Wie lassen sich die Anforderungen IT-technisch umsetzen? Welche Voraussetzungen muss Ihr IT-System erfüllen, um den gesetzlichen Vorgaben Folge leisten zu können und wie kann ich alle Beteiligten integrieren?

Zunächst die juristische Perspektive:

• Das E-Rechnungs-Gesetzt wurde am April 2017 veröffentlicht. Es setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU um.
• Die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes wurde am 6. September 2017 beschlossen und am 18. Oktober 2017 veröffentlicht.
• Für die Umsetzung des E-Rechnungsgesetzes sind die einzelnen Bundesländer verantwortlich.
• Die EU-Richtlinie regelt die Verpflichtung zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen ausschließlich für den sog. „oberschwelligen[1]“ Vergabebereich. Das E-Rechnungs-Gesetz hingegen ist unabhängig vom Wert des vergebenen Auftrags auf alle Rechnungen anwendbar und schließt auch unterschwellige[2] Vergaben in seinen Geltungsbereich mit ein.
• Oberhalb einer „Bagatellgrenze“ von EUR 1.000 muss eine Rechnung in elektronischer Form ausgestellt und übermittelt werden. Hierbei müssen die vorgegebenen Formate eingehalten werden und die Übermittlung muss über die vorgegebenen Übertragungswege erfolgen.

Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung bestehen in folgenden Fällen:

• Direktauftrag gem. § 14 UVgO unter 1.000 Euro.
• Verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge
• Angelegenheiten des Auswärtigen Amtes
• Sonstige Beschaffungen im Ausland
• Aufträge im Rahmen sog. Organleihen

Bedingt durch die föderale Struktur in Deutschland muss jedes Bundesland die Richtlinie 2014/55/EU selbstständig umsetzen. Die jeweiligen Regelungen gelten nicht zwingend  auch für die jeweils nachgeordneten öffentlichen Verwaltungen in den Bundesländern u.a. Kommunen, Landratsämter und Regierungsbezirke. Das ist von Bundesland zu Bundesland verschieden. Nachstehend eine aktuelle Übersicht:

Erläuterung Spaltenüberschriften:
Unterschwellenbereich: Auch bei Auftragswerten, die unter dem Schwellwert liegen, nimmt die Behörde Rechnungen im entsprechenden elektronischen Format an.
Ausstellungspflicht: Der Auftragnehmer muss ab 27. November 2020 seine Rechnungen in elektronischer Form an die Behörden einreichen.
Portallösung: Der Bund und das Land stellen für die Übermittlung elektronischer Rechnungen ein Portal zur Verfügung.

Zur technischen Perspektive:

Ziel der elektronischen Rechnungsstellung ist es, den gesamten Prozess, von der Erstellung, über Übermittlung, Entgegennahme und Verarbeitung einer Rechnung vollständig zu automatisieren. Auf diese Weise lassen sich die Vorteile der Digitalisierung, was die Sicherheit und Geschwindigkeit von Prozessen sowie das Einsparpotenzial angeht, am besten nutzen. Dies setzt aber voraus, dass sich „alle Beteiligten auf rechtliche, semantische, organisatorische und technische Standards verständigen. Die Interoperabilität, also die Schaffung durchgängiger, elektronisch vernetzter, medienbruchfreier Prozesswelten über Verwaltungsebenen und Verwaltungsgrenzen hinaus, setzt voraus, dass die beteiligten IT-Systeme und Anwendungen reibungslos und zuverlässig miteinander kommunizieren können. Daher sind bestehende Fachverfahren so auszugestalten, dass eine stärkere Vernetzung bestehender Insellösungen ermöglicht wird.“ (aus: Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung)

SEEBURGER bietet umfassende und kompetente Beratung zum Thema E-Invoicing und der praktischen Umsetzung der Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung an. Mit der SEEBURGER E-Invoicing Lösung unterstützen wir Sie bei der Digitalisierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Das Einsparpotenzial einer elektronischen Lösung liegt zwischen 60 und 80 Prozent der Kosten im Vergleich zu einem papierbasierten Prozess.

[1] Oberschwellig Definition (gefunden bei ibau.de)

Die Schwellenwerte werden alle zwei Jahre an das allgemeine Preisniveau angepasst. Für Bauaufträge und Konzessionsvergaben liegt der Schwellenwert derzeit (2019) bei 5.548.000 EUR, für soziale und sogenannte besondere Dienstleistungen bei 750.000 Euro. Darunter fallen z. B. Arbeitsmarkt- und künstlerische Dienstleistungen, Rechtsberatung, Bewachungs- und Postdienste, Krankentransport und Betrieb von Kantinen. Bei der Vergabe von Dienst- und Lieferleistungsaufträgen liegt der Schwellenwert bei 221.000 EUR, im Sektorenbereich bei 443.000 EUR, für Vergaben einer obersten Bundesbehörde bei 144.000 EUR.

[2] Unterschwellig Definition (gefunden bei ibau.de)

Unterschwellig werden im Vergaberecht öffentliche Vergaben genannt, deren Auftragswerte unterhalb der Schwellenwerte nach dem Gesetz für Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) liegen. Die für diesen Bereich zulässigen Verfahrensarten werden für Liefer- und Dienstleistungsaufträge in der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) geregelt, für Bauleistungen in der Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen (VOB/A). Die Definition findet sich in der UVgO. Bei der UVgO handelt es sich um ein Haushaltsrecht der Bundesländer.