Im E-Invoicing liegen auch Chancen für Unternehmen

Unterschiedliche rechtliche Regelungen in den Ländern machen die E-Rechnung komplex. Warum das so ist und wieso in der Bewältigung der Probleme auch Chancen liegen, erklärt der zweite Teil unseres Blogs (Globales E-Invoicing)

Klar ist: Das Einhalten dieser Vorschriften wird für die Rechnungsstellung der Unternehmen immer wichtiger, da der weltweite grenzüberschreitende Handel zur Norm wird. Und eine Compliance, also auch Rechtssicherheit, in diesem Bereich zu erzielen wird angesichts der weltweit steigenden Anzahl und Komplexität der Anforderungen an das E-Invoicing zu einer größeren betrieblichen Herausforderung.

Das macht die E-Rechnung komplex

Folgende Faktoren tragen unter anderem zur steigenden Komplexität bei:

• die Geschwindigkeit, mit der sich die Vorschriften ändern,
• die schiere Zahl der Länder, die ein E-Invoicing in irgendeiner Form fordern, und
• die zahlreichen Regulierungsdetails, die es in den einzelnen Ländern zu beachten gilt.

Eine der größten Herausforderungen im internationalen Geschäft ist es dabei, mit den regulatorischen Veränderungen Schritt zu halten. Hierfür drei Beispiele:

• In Ungarn wurde zum 1. Juli 2018 die elektronische Übermittlung mehrwertsteuerrelevanter Daten an die Steuerbehörde gesetzlich vorgeschrieben.
• In Italien, der zehntgrößten Volkswirtschaft der Welt, muss ab dem 1. Januar 2019 bei allen B2B-Rechnungen E-Invoicing eingesetzt werden.
• In Großbritannien wird ab dem 1. April 2019 die elektronische Meldung mehrwertsteuerrelevanter Daten gesetzlich verpflichtend.

Probleme der Datengewinnung und -integration

Viele der mit dem E-Invoicing verbundenen Datenanforderungen zwingen die Unternehmen dazu, sich verstärkt mit den Themen Informationsgewinnung und Datenintegration zu befassen, da sie die geforderten Daten aus unterschiedlichen Quellen beziehen müssen, die zurzeit noch nicht Teil ihres Rechnungserstellungsprozesses sind.

Für Unternehmen, die in mehr als einem „E-Invoicing-Land“ tätig sind, gibt es bei der Datenintegration zwei wichtige Herausforderungen: die Geschwindigkeit und die Skalierbarkeit. Angesichts der Schnelllebigkeit der E-Invoicing-Welt ist es äußerst wichtig, die Lösungen für neue Anforderungen schnell und präzise umsetzen zu können. Ebenfalls wichtig ist die Fähigkeit, dass eine Implementierung skaliert – zum Beispiel für den Fall, dass das eigene Unternehmen oder die Kundenorganisation im Extremfall den Firmensitz in ein anderes Land verlegt oder Teile des Geschäfts in ein Tochterunternehmen in einem anderen Land verlagert. Dann sollte unter der Notwendigkeit, dass andere gesetzliche Vorschriften zu beachten sind, nicht das Business leiden.

Cloud-Services mindern Implementierungsrisiko

Um das Implementierungsrisiko zu reduzieren, entscheiden sich viele Unternehmen für Cloud-basierte E-Invoicing-Services externer Anbieter, die sowohl die Implementierungsgeschwindigkeit als auch die betriebliche Skalierbarkeit erhöhen. Unternehmen, die Cloud-basierte Services nutzen möchten, sollten darauf achten, dass der von ihnen gewählte Dienst

• es ihnen ermöglicht, einfach mit einem Land (wie zum Beispiel Ungarn, Italien oder Großbritannien) zu beginnen,
• ihnen ein Pay-per-Use-Preismodell bietet, das sicherstellt, dass sie nur für das bezahlen, was sie benötigen,
• die gesetzlichen Anforderungen für die Archivierung erfüllt (in einigen Ländern ist eine Archivierung bis zu zehn Jahren gefordert),
• alle aktuellen Anforderungen für alle regulierten Länder unterstützt, in denen sie tätig sind oder sein möchten,
• ihnen eine zukunftssichere Garantie gibt, also zum Beispiel verspricht, alle neu aufkommenden Compliance-Anforderungen zu unterstützen, und
• ihnen einfache Werkzeuge zur Integration der Daten zur Verfügung stellt, die zum Erfüllen der Anforderungen nötig sind.

Vorteile der E-Invoicing-Projekte nutzen

Zudem sollten die Unternehmen beim Start von E-Invoicing-Projekten diese nicht nur als lästiges Übel sehen, das sie aufgrund staatlicher Vorgaben oder Vorgaben sonstiger Regulierungsbehörden erfüllen müssen. Denn ein funktionierender E-Invoicing-Prozess bietet ihnen außer Rechtssicherheit weitere Vorteile. So können Unternehmen zum Beispiel durch eine Automatisierung der Rechnungsstellung bis zu 80 Prozent der Verarbeitungskosten gegenüber manuellen Verfahren einsparen und reduzieren zugleich Fehler bei der Bearbeitung. Und das Reduzieren oder gar Eliminieren von Papier in ihrem Rechnungsprozess hat auch positive Auswirkungen für die Umwelt. Diesen Denk-Ansatz sollen die Unternehmen auch ihren Projekt-Mitarbeitern vermitteln, denn dies fördert ihre Motivation, sich für das Erreichen der Projektziele zu engagieren.