Invoice Portal: Mit Cloud-Lösungen die Fachbereiche bedarfsgerecht unterstützen

Ausgefeilte Invoice Portal Cloud-Lösungen sind in der Lage, steigenden oder stark schwankenden Eingangsrechnungsvolumina wirkungsvoll zu begegnen. Obendrein wird das Business besser unterstützt.

Rechnungseingang ist der „Point of Digitalization“

Cloud-Lösungen helfen, die unternehmensinternen Prozesse der Kreditorenbuchhaltung bei stark steigenden und stark schwankenden Rechnungsaufkommen nachhaltig zu optimieren. Eine umfassende Invoice Portal Cloud-Lösung sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter in Unternehmen wieder auf strategisch wichtige Aufgaben konzentrieren können.

So können Unternehmen ihr gegenwärtiges und zukünftiges Wachstum besser steuern oder bewältigen.

Herausforderungen bei der Kreditorenbuchhaltung

Papierbasierte Prozesse machen die Kreditorenbuchhaltung relativ ineffizient und schwerfällig. Optimierung und Standardisierung sind mit Einschränkungen möglich, aber es gibt keine oder zu wenig Tool-gestützte Automatisierung. Die Problemzonen sind insbesondere:

• mangelnde Kontrolle und Sicherheit bei der Rechnungserfassung,
• fehlende interne Nachverfolgbarkeit von Rechnungen,
• Risiko doppelter Zahlungen,
• lange Rechnungsbearbeitungsdauer aufgrund räumlicher Entfernung zwischen den Standorten und Fachabteilungen sowie
• fehlende Transparenz im Freigabeprozess.

Lösung durch eine zentrale Plattform

Mit SEEBURGER-Lösungen können Unternehmen Eingangsrechnungen in allen Formaten (E-Mail, Brief, EDI usw.) elektronisch über eine zentrale Plattform verarbeiten. Durch die höhere Effektivität werden Kosten gesenkt. Die konkrete Umsetzung kann je nachdem mit welcher Lösung die Unternehmen buchen und wie viele Eingangsrechnungen es gibt variieren. Wenn ein Unternehmen ausschließlich SAP R3 oder S4\HANA als ERP verwendet, wird empfohlen, die SAP-Extension „SEEBURGER Purchase-to-Pay“ einzusetzen.

Das Invoice Portal in der SEEBURGER Cloud hingegen ist die ideale Lösung für ERP-Systeme anderer Hersteller (sog. Non-SAP). Das SEEBURGER Invoice Portal ermöglicht den automatisieren Dreifach- Abgleich der Eingangsrech­nungsdaten mit Kreditorenstammdaten, Bestelldaten und Wareneingangsdaten. Ein mühsamer manueller Abgleich der Eingangsrechnungen mit Wareneingangsbelegen und Bestellungen ist nicht mehr erforderlich. Mitarbeiter können sich wieder auf Aufgaben mit höherer Wertschöpfung und damit auf das Wesentliche konzentrieren.

Eingangsrechnungsbearbeitung EDI-, E-Mail- und Papier-Kanäle im Überblick

Mit dem Invoice Portal entfallen die manuellen Arbeitsschritte bei der traditionellen Rechnungsbearbeitung in der Kreditorenbuchhaltung. Darüber hinaus bietet das Invoice-Portal:

• Skalierung für zukünftiges Wachstum. Aufgrund der Effizienzgewinne können Unternehmen in der Regel ohne zusätzlichen Personalkosten wachsen.
• Reduzierung des Arbeitsaufwands, zum Beispiel bei der manuellen Rechnungserfassung, und damit Kostensenkung. Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung erhalten dadurch mehr Zeit für Aufgaben, die mit einer Mehrwertsteigerung verbunden sind.
• Unterstützung aller Rechnungseingangskanäle (EDI, XML, ZUGFeRD, X-Rechnung, PDF, Papier).
• Prozessoptimierung durch standardisierte und automatisierte Arbeitsabläufe beschleunigt den Rechnungsdurchsatz. Dadurch sinkt u.a. das Risiko von Skontoverlusten.
• Genauere Verfahrensdokumentation.
• Höhere Transparenz als beim klassischen manuellen Durchlauf.
• Flexibilität bei der Freigabe durch Zugriffsmöglichkeiten von überall her auf der Welt.
• Einfache Wiederherstellung nach einem Ausfall.

Mit der Invoice Portal Cloud-Lösung gehören ineffiziente papierbasierte Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung der Vergangenheit an.

Beliebige Skalierbarkeit, Erweiterung auf Abruf, Schnelligkeit der Bereitstellung und geringere Kosten sind gute Argumente, die für eine nutzenbringende Cloud-Lösung sprechen. Dabei sorgen Cloud-Lösungen für eine internationale Reichweite, Notfallwiederherstellungen oder einen optimierten Umgang mit nicht vorhersehbaren Auslastungssituationen. Auch in puncto Sicherheit, Datenschutz und Compliance profitieren Unternehmen von SEEBURGER-Cloud-Lösungen.

Alle Informationen zur Eingangsrechnungsbearbeitung finden Sie in den bisherigen Blogs der Reihe:

1. Machen Sie den Self-Check: Wie digital ist Ihr Rechnungseingang?
2. Digitale Rechnungsprüfung in der Cloud für Non-SAP-Systeme
3. Einsparungen beim Rechnungseingang mit dem Invoice Portal
4. Digitale Rechnungsprüfung: In fünf Schritten zum Buchungssatz
5. Auch Mittelständler profitieren von Cloud-Lösungen für das E-Invoicing
6. Invoice Portal: Mit Cloud-Lösungen die Fachbereiche bedarfsgerecht unterstützen (dieser Blog)

und auf unserer Webseite zum SEEBURGBER Invoice Portal.