Invoice Portal-Dashboard: Alle wichtigen Informationen auf einen Blick

Dashboards sind ein perfektes Werkzeug, um wichtige Informationen auf einen Blick aussagekräftig darzustellen. Richtig aufbereitet und eingesetzt, ermöglichen sie schnell, wirksame operative Entscheidungen zu treffen und zeigen auf, wo schnelles Handeln erforderlich ist. Was ein gutes Dashboard ausmacht, erfahren Sie in diesem Beitrag am Beispiel des SEEBURGER Invoice Portal-Dashboards.

Das Invoice Portal-Dashboard – klar, einfach, übersichtlich

Der SEEBURGER Invoice Portal Service mit dem Invoice Portal-Dashboard ist ein Cloud Service zur elektronischen Rechnungseingangsverarbeitung (E-Invoicing). Unser Invoice Portal Service automatisiert fürs E-Invoicing sämtliche Abläufe vom Rechnungseingang bis zur Übergabe der Rechnungen an ein Buchhaltungssystem und deren Archivierung. Durch die Verarbeitung elektronischer Eingangsrechnungen mit festgelegten Workflows werden Fehler, die bei der manuellen Rechnungseingangsverarbeitung an der Tagesordnung sind, eliminiert. Mit dem Invoice Portal-Dashboard lassen sich alle Rechnungen elektronisch, vom Eingang bis zur Buchung, vollständig, transparent und vor allem anwenderorientiert abbilden.

Damit Sie stets den Überblick über den Status der eingegangenen Rechnungen behalten, haben unsere erfahrenen Dialogdesigner das Invoice Portal-Dashboard fürs E-Invoicing entwickelt. Für die optimale Funktionalität und Bedienbarkeit eines Dashboards, wie des Invoice Portal-Dashboards, ist einiges zu beachten. Viel zu leicht verspielt man sich im Design, überlädt die Ansicht mit unnötigen Informationen und beeinträchtigt so die Usability. Im schlimmsten Fall vermitteln die Dashboards am Ende gar falsche Zahlen oder unterschlagen für den Anwender wichtige Informationen.

Gängige Fehler beim Dashboard-Design

• Die Informationsaufnahme dauert länger als 5 Sekunden.
  Einfache Kennzahlen wie Umsatz in einer Periode, drohender Skontoverlust oder Anzahl der Vorgänge sollten mit einem Blick sofort erfasst werden können.
• Zu viele Widgets werden im Dashboard verwendet.
  Eine hohe Anzahl von Widgets und Kennzahlen sorgt beim Anwender für visuelle Unruhe.
• Die Anordnung der Widgets erfolgt nach keinem erkennbaren Ordnungsprinzip.
  Widgets scheinen für den Betrachter zufällig verteilt.
• Zu umfangreiche Tabellen mit zu vielen Detailinformationen werden angezeigt.
  Komplexe Tabellen vermitteln auf den ersten Blick keine schnellen Erkenntnisse für den Anwender.

Best-Practice-Anforderungen ans Dashboard-Design

• Der Anwender kann schnell die wesentlichen Informationen einfach aufbereitet einsehen.
  Das SEEBURGER Invoice Portal hat durch die täglich anfallende Eingangsrechnungsflut eine sehr große und volatile Informationsbasis. Hinzu kommen beim E-Invoicing die analytischen Anforderungen und Fragestellungen hinsichtlich des Bearbeitungsstatus und -fortschritts der Rechnungsverarbeitung. SEEBURGER reduziert die Komplexität der Informationsdarstellung im Invoice Portal-Dashboard drastisch, um dem Anwender schnell die wichtigsten Informationen auf einem Blick zu verschaffen.
• Die Informationen verfügen über eine kontextbasierte Ergebnisdarstellung.
  Rechnungs- und Prozessdaten müssen in ihrem wirtschaftlichen Kontext Fragen des Anwenders auf einen Blick beantworten. Deshalb ist das Layout eines Dashboards besonders wichtig.
• Die richtigen Visualisierungen werden genutzt.
  Die gewählten Datenvisualisierungen müssen dem User die Daten und Informationen, wenn möglich, auf einen Blick darstellen.
• Die relevanten Details werden anzeigt.
  Jeder Anwender bekommt die Rechnungs- und Prozessdaten angezeigt, die er benötigt – nicht weniger, aber auch nicht mehr. Das erhöht die Usability, denn der Nutzer kann sich ausschließlich auf die für seine Arbeit relevanten Informationen fokussieren.

Jedes Dashboard hat seine eigenen Anforderungen, Einschränkungen und Zwecke. Es gibt jedoch bestimmte Best-Practices-Ansätze, die für jedes Dashboard gelten. Wir haben uns bei der Umsetzung des Invoice Portal-Dashboards an folgenden vier Regeln orientiert:

1. Die Fünf-Sekunden-Regel

Wirken Design und Charts auf den Betrachter zu komplex, ist er zunächst nur damit beschäftigt, die Darstellung zu erfassen und die Struktur zu verstehen, ohne die relevanten Informationen aufzunehmen. Eine gute Faustregel in diesem Zusammenhang lautet wie folgt:

Alle entscheidenden Informationen müssen in fünf Sekunden vom Anwender erfasst werden können.

Zweck eines Dashboards ist es, die häufigsten User-Fragen auf einen Blick zu beantworten. Durch eine optimale Gestaltung des Dashboards sollte der Betrachter innerhalb von fünf Sekunden alle für ihn relevanten Informationen finden. Die wichtigsten Kennzahlen müssen sofort zu erkennen und die wesentlichen Fragen auf den ersten Blick zu beantworten sein. Niemals darf der Anwender dazu gezwungen sein, zunächst selbst Berechnungen oder Verknüpfungen der Informationen vorzunehmen, um die Antworten auf seine Fragen zu erhalten.

2. Minimalismus: Weniger ist mehr

In der Praxis findet man oft Dashboards, die mit Informationen völlig überladen sind. Nicht selten werden dem Anwender möglichst viele Detail-Informationen zur Verfügung gestellt, um ein ganzheitliches Bild zu bieten. Doch spätestens seit 1956 wissen wir von dem US-amerikanischen Psychologen, George Armitage Miller, der dies in seiner Veröffentlichung „The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information“ beschrieben hat, dass ein Mensch gleichzeitig nur 7±2 Informationseinheiten (Chunks) im Kurzzeitgedächtnis präsent halten kann. Gerade bei der Interaktion mit digitalen Produkten, wie einem Dashboard, ist das menschliche Kurzzeitgedächtnis sehr wichtig. Es speichert die Informationen, die der Nutzer braucht, um das Dashboard zu bedienen.

Wichtig ist, dass dem Nutzer so wenig wie möglich zugemutet wird, um die kognitive Belastung auf ein Minimum zu reduzieren.

Mehr als 7±2 Informationen (Millersche Zahl) schaffen visuelle Unordnung, die vom eigentlichen Zweck des Dashboards ablenkt und den Anwender verwirrt. Um visuelles Chaos zu vermeiden, sollten Daten mit Filtern und Hierarchien angeordnet werden, oder man teilt das Dashboard in mehrere separate Dashboards auf.

3. Verzicht auf effektvolle Grafiken

Häufig werden Dashboards mit effektvollen Grafiken umgesetzt. Dashboards stammen aus dem Automobilbereich und gleichen deshalb oft dem Cockpit eines Autos. Die Anzeige von Informationen in Form von Tachometer-Darstellungen, die mit Chromrändern und Verspiegelungseffekten möglichst realitätsnah aussehen, hat jedoch zwei große Nachteile:

1. Ablenkungsproblem
   Der Einsatz von zu vielen Farben und Formen behindert den klaren Blick auf das Wesentliche, nämlich die klare Darstellung der Informationen. Zu viele visuelle Elemente eines Graphen, wie zum Beispiel Chromränder und Verspiegelungseffekte, vernebeln die Kernaussagen nur. Es verhält sich dabei ähnlich wie mit dem Signal-Rausch-Verhältnis in der Nachrichtentechnik. Je mehr Rauschen, desto schwieriger das Herausfiltern des Signals.
2. Platzproblem
   Außerdem benötigen derart gestaltete Graphen meist sehr viel Platz, der anderweitig effektiver genutzt werden oder sogar gänzlich frei gelassen werden kann, um so die klare übersichtliche Informationsdarstellung zu ermöglichen.

Ampeln sind ein gutes Gestaltungselement für Dashboards
Mit der Ampeldarstellung lassen sich aufgrund festgelegter Grenzwerte Über- und Unterschreitungen visualisieren. So können Entscheider auf einen Blick gewisse Sachverhalte erkennen und entsprechend handeln. Das vertraute Ampelsystem mit den Farben Rot, Grün und Gelb hat sich hierfür besonders bewährt.

4. Dashboard-Seitenaufbau nach dem F-Muster

In einem Dashboard, wie dem Invoice Portal-Dashboard, sollten die wichtigsten Informationen dort platziert werden, wo die Nutzer zuerst hinsehen. Aus Eye-Tracking-Studien wissen wir, dass der Anwender zuerst nach Informationen im oberen Bereich und auf der linken Seite schaut. Dort wandern die Blicke von links nach rechts und von oben nach unten. Das Zentrum des Screens findet ebenfalls Beachtung. Die rechten, unteren Bereiche sind eher außerhalb des Sichtfeldes. Die Augenbewegungen führen quasi ein „F-Muster“ durch.

Demnach ist die visuelle Aufmerksamkeit des Dashboard-Anwenders oben links am größten und unten rechts am geringsten. Die wichtigsten Informationen sollten somit dort platziert werden, wo der Nutzer zuerst hinsieht.

Für das Design von Dashboards sollte auch das Scrolling und Ein-/Ausblendbereiche vermieden werden. In beiden Fällen würden die Grenzen des visuellen Speichers verletzt und der Betrachter würde ungleich mehr Zeit benötigen, um sich einen täglichen Überblick zu verschaffen.

Das SEEBURGER Invoice Portal-Dashboard befolgt konsequent die vier Best-Practices-Ansätze beim Design von Dashboards.

Fazit

Das SEEBURGER Invoice Portal-Dashboard verzichtet auf überflüssige Designelemente und reduziert die dargestellten Informationen auf das Wesentliche. Der Anwender erhält die Visualisierung der festgelegten Grenzwerte in Form des Ampelsystems. Die einfach nach F-Muster dargestellten relevanten Informationen kann er in weniger als fünf Sekunden überblicken und bewerten.

Mit dem Invoice Portal-Dashboard bietet SEEBURGER einen einfachen Zugang zu den Informationen, die die Anwender für ihre täglichen Aufgaben benötigen. Durch die klare, übersichtliche Anordnung und Strukturierung ist die Performance des Invoice Portal Services auf den ersten Blick erkennbar. Operative und strategische Entscheidungen können so noch schneller und effizienter getroffen werden.

Sie möchten mehr über das SEEBURGER Invoice Portal und die digitale Rechnungseingangsverarbeitung wissen? Lesen Sie hier weiter und machen Sie den Self-Check: Wie digital ist Ihr Rechnungseingang?