Checkliste – Wie digital ist der Rechnungseingang?

Die Eingangsrechnung ist der ideale Kandidat, um die Digitalisierung der Geschäftsprozesse zu starten. An diesem wichtigen Prozess sind oft erhebliche Verbesserungen möglich. Vergleichen Sie einfach selbst, wie weit Sie mit der Optimierung, Standardisierung und Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses sind.

Rechnungseingang: »Point of Digitalization«

Viele Unternehmen verschenken Zeit und Geld bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Dabei sind sie ein probater Kandidat für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse. Die elektronische Rechnung (engl. E-Invoicing) bildet dabei den »Point of Digitalization«, oder den Dreh- und Angelpunkt für eine gewinnbringende Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses.

**Rechnungseingangsprozess gestern und heute im Vergleich**

Die Erfahrungen von SEEBURGER mit mehr als 100 erfolgreichen Purchase-to-Pay-Implementierungen in verschiedenen Branchen zeigen, dass die folgenden drei Kennzahlen geeignet sind, um die Leistungsfähigkeit der Rechnungsbearbeitung bei führenden Unternehmen zu vergleichen
(SEEBURGER-Erfahrungswerte in Klammer):

Bearbeitungszeit pro Rechnung (im Schnitt 3,8 Tage)
Durchschnittliche Kosten pro Rechnung (Bandbreite von 2,20 bis 27,60 Euro)
Skontoertragsausnutzung (4,1 Prozent Steigerung bezogen auf ein Jahr sind möglich)

Dabei setzen die sozusagen besten Unternehmen auf optimierte und unternehmensweit standardisierte Rechnungsprüfung mit Workflows, wodurch die Rechnungen bis zu 80 Prozent schneller und kostengünstiger verarbeitet werden als bei Unternehmen mit unterdurchschnittlicher Purchase-to-Pay Performance.

**SEEBURGER-Checkliste zur Bewertung der Güte des Rechnungseingangs-Prozesses**
	Nachzügler	Mittelfeld	Vorreiter
Prozesse	Fragmentierte, funktional ausgerichtete Prozesse, die zwischen Einkauf und Buchhaltung nicht harmonisiert sind Unzureichende Prozessdokumentation, fehlende integrierte Lieferantenanbindung	End-to-End-Prozessdesign ist teilweise verfügbar, aber Probleme im Beschaffungsprozess verursachen Probleme in der Kreditorenbuchhaltung Lieferanten sind unzureichend integriert	Ein End-to-End-Prozess mit einem verantwortlichen Prozesseigentümer, aktueller Prozessdokumentation und Arbeitsanweisungen Lieferanten sind zu einem hohen Grad integriert
Organisation	Rechnungseingangs-Aktivitäten werden dezentral in einzelnen Unternehmen oder Bereichen an verschiedenen Orten lokal betrieben Prozesse sind an lokale und funktionale Gegebenheiten angepasst	Vereinzelte Auslagerung von Prozessteilen in Shared Service Center oder an externe Dienstleister	Die Organisation ist am Rechnungseingangsprozess ausgerichtet, um diesen bestmöglich zu unterstützen und nicht andersherum Sofern sinnvoll, werden Shared Services und Outsourcing stark eingesetzt
Systeme	Heterogene ERP-Systemlandschaft mit eingeschränktem globalen Reporting in Bezug auf Ausgaben, Zahlungen etc. Kaum Verwendung von elektronischen Verfahren wie EDI	Ein einziges ERP-System aber mit Ausnahmen und vielen Workarounds und Schnittstellen Für Berichte sind noch immer Excel-Dateien das einzige Mittel um den gesamten Überblick über Ausgaben etc. zu erlangen	Ein einziges End-to-end-ERP wird unternehmensweit eingesetzt, wodurch Transparenz und globales Workflowprozess-Reporting möglich sind EDI-Verfahren sowie weitere Technologien zur Vermeidung von Papier werden verstärkt eingesetzt
Daten	Stammdaten werden mehrfach angelegt und dezentral von verschiedenen Abteilungen/ Unternehmensbereichen verwaltet, ohne dass globale Richtlinien Datenqualität sicherstellen	Gemeinsame Stammdatenpflege aber mit vielen lokalen Abweichungen und fehlenden, zentral vorgeschriebenen Anforderungen an unternehmensweite Pflege der Lieferantenstammdaten	Gemeinsame Stammdatenpflege mit Standardbeziehungen zwischen globalen Lieferanten und lokalen Ausprägungen z.B. Kontoverbindung. Zentrales, über ein Unternehmensportal gestütztes Stammdatenmanagement

Voraussetzungen für schnelle Rechnungsverarbeitung

Die zwei Kernvoraussetzungen für eine schnelle Rechnungsverarbeitung mit wenigen Ausnahme- und Fehlerfällen und einer hohen Skontoertragsausschöpfung sind: Zum Ersten eine enge Zusammenarbeit zwischen Einkauf und Kreditorenbuchhaltung sowie zum Zweiten systemtechnische Integration der Finanz- und Warenwirtschaft. Erfahrungen zeigen, dass Spitzenleistungen in der Abrechnung erst durch abteilungsübergreifendes, prozessorientiertes Arbeiten zwischen IT, Einkauf und Buchhaltung möglich sind. Grundlage dafür sind ein zentrales Archiv- und ERP-System, weitestgehend elektronische Rechnungen sowie automatischer Abgleich, Buchung und Zahlen von Rechnungen. Es stellt sich die Frage: »Warum befinden sich nach eigenem Ermessen viele Unternehmen vor der Durchführung eines elektronischen Rechnungseingangsprojekts in der Situation eines Nachzüglers, der sowohl dem Marktdurchschnitt als auch den Vorreitern deutlich hinterherhinkt?« Knackpunkt ist, dass oft eine stark funktionale Abgrenzung der Teilprozesse/-bereiche im Einkauf und der Buchhaltung vorherrscht. Diese Bereiche sollen aber mehr oder weniger ganzheitlich durch geeignete IT-Landschaften unterstützt werden. Eine Gesamtprozesssicht und -verantwortung von der Bestellanforderung bis zur Bezahlung der Rechnungen ist selten etabliert. Stattdessen sind viele Unternehmen durch starkes Silodenken geprägt. Weiter ist das Berichtswesen des Rechnungseingangsprozesses insbesondere bei größeren Unternehmen, heterogenen Prozessen, Systemen und Daten oft nur durch manuelle Konsolidierungen in Tabellenkalkulationsprogrammen möglich.

Ausgemachte Stolpersteine behindern Optimierungen

Diese Form des Berichtswesens kann in der Regel nicht als zeitnah, einfach ausführbar, regelmäßig und automatisch angesehen werden, um zu identifizieren, welche steuernde Eingriffe durchzuführen und für Optimierungen notwendig sind.

Dadurch wird zum einen deutlich, dass exzellente Prozesse ohne die unterstützende Technologie und Datenhaltung nicht möglich sind. Zum anderen sind hervorragende Systeme sowie zentrale und ordentlich gepflegte, harmonisierte Daten noch keine Garantie für einen effizienten und übersichtlichen Prozess.

Fazit: Der Rechnungsbearbeitungsprozess durch einfache flexible Workflows, ein zentrales Monitoring und weitere Funktionen ist ein wesentlicher Baustein, um die Digitalisierung erfolgreich nach vorn zu treiben.

Alle Informationen zur Eingangsrechnungsbearbeitung finden Sie in den bisherigen Blogs der Reihe:

und auf unserer Webseite zum SEEBURGBER Invoice Portal.

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