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Purchase-to-Pay: Produktiver mit SEEBURGER Apps für SAP Fiori

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Purchase-to-PaySAP Fiori ermöglicht Geräteunabhängigkeit und forciert die »Enterprise Mobility«. Mit SEEBURGER Apps für SAP Fiori lassen sich Rechnungseingangsprozesse produktiver gestalten. Prozessverbesserungen oder Kostensenkungen inklusive.

Mit SAP Fiori, erstmals zusammen mit dem ERP-ECC-Technologienachfolger S/4HANA vorgestellt, hat SAP ein neues Kapitel im Bereich Usability/User Interface (UI) von Business Software aufgeschlagen. Sowohl bei deren Nutzung am Arbeitsplatz auf Desktops in Unternehmen als auch bei der Enterprise Mobility auf mobilen Endgeräten. SAP selbst bietet aktuell mehr als 300 Apps für die unterschiedlichsten Einsatzzwecke an. Wobei das Ende der Fahnenstange noch lange nicht erreicht ist.

Grundsätzlich setzt eine erfolgreiche Mobility-Strategie auf drei zentralen Säulen auf: auf mobilisierten Prozessen, einer geeigneten Infrastruktur sowie auf mobilen Anwendungen, kurz als Apps oder als Mobile Applications bezeichnet. Hierbei handelt es sich im Kern um die technische und für den Endanwender sichtbare und mobil nutzbare Umsetzung einer in Software gegossenen zweckgebundenen Enterprise-Mobility-Realisierung.

Willkommen in der »Kachel-Welt«

SAP Fiori ist grundsätzlich Device-unabhängig gestaltet und kann daher sowohl auf dem Desktop als auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden. Die Darstellung folgt dabei den Grundlagen des sogenannten Responsive Design und passt sich somit stets automatisch an die genutzte Geräteoberfläche an. Zudem lässt sich die zentrale Einstiegsoberfläche in die Fiori-Welt, das Fiori Launchpad, sowohl optisch flexibel an das Corporate Branding anpassen als auch gänzlich nach Rollen, Aufgaben oder auch individuell personalisieren. Apps werden hierbei als Kacheln dargestellt. Wobei je nach App die Kacheln auch eine Art Vorschau beinhalten können. Ebenso können andere Bildschirmelemente wie etwa News Ticker ins Launchpad integriert werden.

Fiori Apps stellen Web Apps dar. Das heißt, es handelt sich nicht um native, speziell für bestimmte Geräte und Funktionen eigens entwickelte Applikationen, sondern im Grunde um Apps, die in jedem Browser mit HTML5-Unterstützung laufen. Dadurch erreicht SAP die Device oder Geräte-Unabhängigkeit und löst sich von der bisherigen Trennung zwischen Mobile und Desktop.

SEEBURGER Apps im SAP Fiori-Style

Die von SEEBURGER entwickelten und bereitgestellten Apps sind ebensolche Web Apps und orientieren sich an bestehenden Funktionalitäten. Gleichwohl sind sie nicht als SAP-Transaktionenersatz zu sehen. Im Vordergrund steht, dass die Apps jeweils für eine Aufgabe und eine Nutzergruppe konzipiert sind. Beispielsweise um eine Rechnungsfreigabe durchzuführen. Auf diese Art und Weise kann so eine dezidierte Aufgabe möglichst einfach abgearbeitet werden. Übrigens standen bei der Entwicklung aller SEEBURGER Apps Usability, Einfachheit und User Experience im Vordergrund.

Die Aufgaben, die die SEEBURGER SAP Fiori Apps abbilden, können einfache Workflow-Bestätigungen enthalten, wie zum Beispiel die sachliche Prüfung einer Rechnungsfreigabe, aber auch komplizierte Aufgaben, wie das bei Mengen- und Preisabweichungen von Eingangsrechnungen der Fall sein kann. Unterstützt werden in der Regel einzelne klar abgegrenzte Prozessschritte oder Aktivitäten einzelner Rollen.

Die aufgeräumten und leicht verständlichen User Interfaces der SEEBURGER SAP Fiori Apps sind insbesondere für Benutzer, die nur gelegentlich mit SAP arbeiten, eine Arbeitserleichterung mit positiver Nutzererfahrung. Auch steigt für mehr Mitarbeiter der Rückgriff auf SAP – vor allem für Mitarbeiter ohne SAP-Kenntnisse. Etwa, wenn es sich um Freigabe- und Klärungsprozesse  einer Rechnung handelt.

Gleichzeitig bilden die SEEBURGER SAP Fiori Apps zahlreiche Funktionen im Detail ab und gehen weit über simple Genehmigungs- oder Bestätigungsfunktionen hinaus.

Purchase-to-Pay-Prozessabwicklung

Zu den verfügbaren Apps zählen unter anderem die SEEBURGER SAP Fiori Apps, wie zum Beispiel für die Rechnungsfreigabe.

Dabei werden in einer Inbox im Fiori-Style allgemeine Informationen zur Rechnung, Kommentare voriger Bearbeitungsschritte sowie für die aktuelle Aufgabe verfügbare Bearbeitungsoptionen, ein Rechnungsbild, Positionsdaten und gegebenenfalls weitere Anlagen und nachfolgende Workflowaufgaben angezeigt.

Unter dem Hauptbild werden die Bearbeitungsoptionen in einer Taskleiste übersichtlich – und bei Bedarf farb­lich unterschiedlich – dargestellt.

Rechnungsinformationen in der SEEBURGER Purchase-to-Pay Inbox für SAP Fiori Inbox
Darstellung von Rechnungsinformationen in der SEEBURGER Inbox Purchase-to-Pay für SAP Fiori

Auch die Bearbeitungskommentare voriger Bearbeitungsschritte sowie die im aktuellen Schritt vom Anwender erfassten Kommentare sind mit der SEEBURGER-Erweiterung einfach einseh- oder erfassbar. Ferner kann das Rechnungsabbild, beispielsweise eine PDF-Datei, auf Knopfdruck oder „Fingertip“ in einem PDF-Viewer oder dem Browser angezeigt werden. Und: Die Positionsdaten einer Rechnung (etwa Rechnungsdaten mit Bezug auf eine Bestellposition) werden übersichtlich dargestellt.

Um stets den gesamten Prozess und die Folgeaufgaben im Blick zu haben, sind die offenen Aufgaben und Verantwortlichen aufgeführt und lassen sich (entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt) editieren.
Sind alle erforderlichen Prüfungen, eventuelle Anpassungen und Freigaben erfolgt, kann die Rechnung gebucht und bezahlt werden.

Ablauf in der SEEBURGER Purchase-to-Pay Inbox für SAP Fiori Inbox
Folgeaufgaben und Zuständigkeiten im Zugriff mit der SEEBURGER Inbox Purchase-to-Pay für SAP Fiori

»End-to-end« bringt Nutzeneffekte

Das Potenzial der SEEBURGER Apps als Treiber für Innovation und Effizienz ist enorm, wobei zu beachten ist: Rechnungsfreigabeprozesse auf dem Handy durchzuführen mag für den Nutzer „nett“ sein – für die bereitstellende Organisation wird Mobility aber erst dann zur Erfolgsgeschichte, wenn der komplette Purchase-to-Pay-Prozess „end-to-end“ mobilisiert wird. Dann lassen sich Aufwand, Zeit und Kosten tatsächlich reduzieren.

Die SEEBURGER SAP Fiori Apps können nach der Basisinstallation und Nutzereinrichtung sofort produktiv genutzt werden. Die offen angelegten einzelnen Apps lassen sich über das enthaltene Fiori Framework auch an spezielle Bedürfnisse und somit an die jeweiligen Unternehmensprozesse anpassen, erweitern oder falls erforderlich funktional einschränken.

 

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Über den Autor:

Rolf Holicki
Rolf Holicki, Director Business Unit E-Invoicing, SAP&Web Prozesses, ist verantwortlich für die SAP-/WEB-Applikationen. Er hat mehr als 25 Jahre Erfahrungen in den Bereichen E-Invoicing, SAP, Workflow und Geschäftsprozessautomatisierung. Rolf Holicki ist seit 2004 bei SEEBURGER.

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