Von Input-Management bis P2P geht alles wie von selbst – TCG und SEEBURGER – im Doppel unschlagbar

Die Input-Management-Lösung von TCG und das SAP-integrierte Purchase-to-Pay-Produkt von SEEBURGER sind das perfekte Duo für Ihre Rechnungseingangsverarbeitung. In einem Gastbeitrag erläutert Marcus Kern, Regional Sales Manager bei der TCG Process GmbH, wie Sie damit die Effizienz Ihrer Dokumentenerfassung und -verarbeitung signifikant steigern und der papierlosen Ära ein ganzes Stück näherkommen.

Die leidige Erfassung

Erfassung von eingehenden Rechnungen. Vom Empfang der Post bis zur Verbuchung.

Oft herrscht hier eine große Unsicherheit: Wie bekomme ich meine Flut an eingehenden Rechnungen in den Griff, wie packe ich diese Herausforderung an?

Ein Aspekt ist die Vielfalt: Nicht alle Lieferanten liefern EDI- oder ZUGFeRD /X-Rechnungen. Dazu kommen die Rechnungen aus den Auslandsgesellschaften mit anderen Schriften, anderen Regeln. Die Struktur ist immer wieder erstaunlich heterogen.

Gibt es eine Art Trichter, in die alle Rechnungen – egal welcher Couleur – eingeworfen werden können? Eine sichere Erfassung mit Zugriff auf das vorhandene Wissen in der Firma, welches u.a. den Abgleich mit Adressdaten auf dem Beleg zu vorhandenen Stammdaten bietet? Oder den Abgleich der Bestellung mit der Rechnung?

Das muss doch nicht mehr der Sachbearbeiter manuell erledigen – oder doch?

Manuelle Erfassung von Dokumenten ist tatsächlich oft noch Alltag in vielen Organisationen. Eine Input-Management Lösung ist die Antwort auf die oben gestellten Fragen.

Doch diese wirft direkt eine Reihe neuer Fragen auf: Wie finde ich die richtige Lösung und wie funktioniert das? Welche Möglichkeiten bietet mir eine Lösung zur Erfassung von Eingangsrechnungen?

Darüber hat sich TCG Gedanken gemacht und stellt als Spezialist für Input Management einen neuen Flyer zur Verfügung.

In diesem Dokument wird beschrieben, wie DocProStar als vollständig integrierte Lösung mit dem SEEBURGER Purchase-to-Pay-Produkt und auch der Cloudlösung zusammenarbeitet.

TCG Lösung

Die Digitalisierungslösung DocProStar ist eine intelligente Suite von Softwareprodukten zur umfassenden Automatisierung von Geschäftsprozessen und ermöglicht die Verarbeitung von strukturierten und unstrukturierten Dokumenten; von kleineren Mengen bis hin zum Einsatz in hochvolumigen Umgebungen mit mehr als 100 Millionen Seiten pro Jahr.

Was macht diese Input Management Lösung so besonders? Interessant sind hierbei die folgenden Aspekte:

SAP Integration

Die Purchase-to-Pay-Lösung von SEEBURGER ist vollständig in SAP integriert zur Digitalisierung fachlicher und technischer SAP-basierter Geschäftsprozesse.

Die automatisierte Eingangsrechnungslösung DocProStar Invoice arbeitet folgendermaßen:

Die blau hinterlegten Aktivitäten finden in der Lösung DocProStar von TCG statt.

Die rot hinterlegten Aktivitäten werden durch SEEBURGER Lösungen realisiert.

Der Anwender als solches muss seinen gewohnten Arbeitsbereich im SAP-GUI nicht verlassen. Er validiert und kontrolliert nur die Belege, die nicht dunkel verarbeitet werden konnten, weil vordefinierte Regeln gerissen wurden oder automatische Validierungen im Hintergrund Alarm geschlagen haben. In diesen Fällen wird das Dokument zur Prüfung durch den User im Nachbearbeitungsplatz (Bestandteil der SEEBURGER Purchase-to-Pay Lösung) im SAP-GUI auftauchen.

On-Premises oder in der Cloud

DocProStar Invoice ist in der SEEBURGER Purchase-to-Pay-Lösung und auch im Invoice Portal Cloud Service integriert, um Rechnungen umfassend zu digitalisieren und zentral, schnell und kostengünstig, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen abzuwickeln.

Der Invoice Portal Cloud Service deckt alle Eingangsrechnungsprozesse im Umfeld außerhalb von SAP und in Hybrid-ERP-Systemen ab.

Extraktion

TCG verfügt mit eigener Technologie über ein umfassendes Angebot im Bereich Datenextraktion.

Bei der Extraktion werden die prozessrelevanten Felder anhand der Textinformationen ausgelesen. Für die Freiform-Indexierung stehen sogenannte Extraktoren zur Verfügung, welche in DocProStar ohne Scripting oder Programmierung parametriert werden. So können die mit der OCR gewonnenen Textinformationen extrahiert und validiert werden.

Interessant ist in diesem Zusammenhang der Blog „Freiformerkennung der 3. Generation“, der dieses Prinzip näher beleuchtet.

Die Erkennungsrate der Extraktion ist von zwei zentralen Faktoren abhängig:

• von der Qualität der OCR und
• von der Qualität der Abgleichdaten (Stamm- und Bewegungsdaten).

Je besser die Übereinstimmung zwischen den Abgleichdaten und den von der OCR auf dem Beleg erkannten Daten, desto besser sind anschließend auch die Ergebnisse der Extraktion. Extraktionsergebnisse können bereits durch gute Stammdatenpflege verbessert werden.

Selbstlernfunktion

Durch eine integrierte Selbstlernfunktion können die Erkennungsraten auf den genannten Feldern signifikant erhöht werden. Der Anwender nutzt die grafisch unterstützte Lassofunktion im SEEBURGER Nachbearbeitungscenter im SAP GUI oder im Invoice Portal, um Korrekturen in ein Feld zu übertragen. Durch die Anwendung dieser Lassofunktion werden DocProStar korrekte und zu lernende Positionen zur Lernmenge hinzugefügt.

Rechnungen neuer Lieferanten oder geänderte Rechnungsformate werden in der Selbstlerndatenbank hinterlegt und stehen für die automatische Verarbeitung von zukünftigen Rechnungen dieser Kreditoren zur Verfügung. Das Lernen erfolgt somit vollständig im Hintergrund.

Verarbeitung von internationalen Rechnungen

Für global agierende Konzerne wird es immer wichtiger, systemgestützte Geschäftsprozesse international auszurollen.

Ausschlaggebend für den erfolgreichen Roll-Out ist das sichere Auslesen und Interpretieren von Belegen in der jeweiligen Landesprache. Die Übersetzung der Softwareoberfläche spielt hier i. d. R. eine untergeordnete Rolle, da der Schwerpunkt insbesondere in der Mehrsprachigkeit der Interpretationskomponente liegt. Diese ist in der Lage, Rechnungsdokumente in unterschiedlichen Sprachen und aus unterschiedlichen Ländern automatisiert zu verarbeiten.

Eine wichtige Besonderheit der DocProStar Invoice Lösung ist daher das automatisierte Erkennen und Verarbeiten internationaler Rechnungen. TCG Landespakete ermöglichen dies. Derzeit sind über 30 Landespakete verfügbar.

Ein Landespaket enthält die Erkennung der Schrift und der Sprache/Labels, ebenso die Erkennung der Kopf- und Fußzeilen, Positionsdaten und Ermittlung der Endsumme.

Noch mehr ist möglich: Landesspezifische Prüfungen auf die jeweiligen steuerrechtlichen Vorschriften werden derzeit in den D/A/CH Landespaketen angeboten, weitere werden sukzessive folgen.

Skalierbarkeit für weitere Belegarten

Neben Rechnungen können mit DocProStar in der SEEBURGER Edition viele weitere Dokumenttypen verarbeitet werden.

• Bestellungen mit DocProStar Order
• Auftragsbestätigungen mit DocProStar Order Response
• Lieferscheine mit DocProStar Delivery Note u.a.

Mit DocProStar können verschiedenste Dokumenttypen bis hin zum gesamten Posteingang eines Unternehmens verarbeitet werden. So setzen Sie unstrukturierten Posteingängen und schwerfälliger Erfassung Ihrer Eingangsdokumente ein schnelles Ende und können eine effizientere und papierlose Ära beginnen.