Vorüberlegungen und Anforderungen zur Einführung der elektronischen Rechnung

Die Entscheidung ist gefallen: Sie wollen elektronische Rechnungen versenden. Wir informieren über Vor- und Nachteile verschiedener Betriebsformen und stellen Kernpunkte des Einführungsprozesses dar.

Wie bei jeder Einführung eines neuen IT-Systems steht und fällt das Projekt und dessen Nutzen mit der Vorbereitung der Umsetzung. Dies bedeutet im konkreten Fall der elektronischen Rechnung die fleißige und detaillierte Aufnahme der Anforderungen aller beteiligten Unternehmensteile.

Jedoch sollten bereits im Vorfeld drei strategische Fragen beantwortet werden:

1. soll die E-Invoicing Lösung in meinem Rechenzentrum stehen oder möchte ich das Hosting und den Betrieb an einen Rechenzentrumsbetreiber auslagern und
2. möchte ich die Lösung als Lizenzprodukt (On-Premises) oder als Service auf einer pay-per-Use Basis (Cloud-service)?
3. Welche E-Invoicing Standard(s) / Formate benötige ich aktuell und besteht der Bedarf, um bspw. eigene gruppeninterne Ausprägung entwickeln?

Je nach Unternehmenssituation kann eine dieser Varianten vorteilhafter als die anderen. Wenn das jeweilige Unternehmen die höchstmögliche Kontrolle über seine Rechnungslegungs- und Abwicklungsprozesse als Priorität sieht, bietet sich die klassische lizenzgebundene On-Premises Installation an. Möchte ein Unternehmen jedoch die größtmögliche Flexibilität in Bezug auf seine Systeme haben, bietet sich eine Cloud Lösung auf pay-per-use Basis an. Diese ist in der Anschaffung mit weniger Kosten verbunden, bietet als Service ein deutlich schnelleres On- und Offboarding und die operativen Kosten entstehen nur dann, wenn die Lösung tatsächlich verwendet wird. Letztlich stellt die Entscheidung über den Charakter der Lösung die strategische Grundlage für die weitere Aufnahme und Ausprägung der Anforderungen dar. So sollte klar sein, dass gegenüber der Service-Variante einige zusätzliche Anforderungen bezüglich der Anbindung an die IT-Landschaft und die Datensicherheit bestehen werden, als diese bei der im eigenen Rechenzentrum unter eigener Aufsicht installierten Lösung.

Die Frage nach den Standards ist die deutlich komplexere und schwerer zu beantwortende Frage. In unseren vorigen Beiträgen haben wir bereits ZUGFeRD 2.0 als Standard und XRechnung als Branchenausprägung dargestellt. Neben diesen „Standards“ gibt es allerdings auch weitere Möglichkeiten. So können bspw. größere Unternehmensgruppen mit vielen inter-company Rechnungen ihre Rechnungsverarbeitung verschlanken, indem sie eine eigene gruppeninterne Ausprägung entwickeln, welche den Rechnungsaufbau und die benötigten Informationen standardisiert. Ob diese Möglichkeit perspektivisch benötigt werden kann, sollte in jedem Fall zumindest kurz besprochen werden, um die Entscheidung hinsichtlich der Anforderungsaufnahme beachten zu können

Nachdem diese Grundsatzentscheidung getroffen wurde, gilt es die im Unternehmen beteiligten Bereiche und deren Ansprechpartner zu identifizieren. Dabei kann sowohl auf Grundlage bestehender Geschäftsprozesse oder der Wertströme vorgegangen werden. Obwohl es im ersten Moment etwas aufwändig scheint, zeigt die Erfahrung, dass gerne Prozesse, die nur tangential mit der Rechnungserstellung und dem Rechnungsversand in Beziehung stehen (bspw. Provisionsauszahlung für Vertriebspartner) doch häufig übersehen werden, was spätestens bei der Einführung auffällt und unter hohem Zeitdruck eingearbeitet werden muss.

Nachdem die Stakeholder-Analyse abgeschlossen wurde und alle Beteiligten identifiziert sind, kann es nun zur Aufnahme der Anforderungen kommen. Hierfür empfiehlt sich ein iterativer Prozess, welcher entweder pro Iteration nur bestimmte Bereiche des Scopes betrachtet, oder alternativ vom Allgemeinen ins Detaillierte übergeht. Das Vorgehen empfiehlt sich auch hier deshalb, um alle kleinen Facetten und Aspekte zu berücksichtigen, die womöglich in einem einzelnen Termin zu der Aufnahme der Anforderungen verloren gegangen wären.

Da jedes Unternehmen ein eigens gewachsener Organismus mit einer hochgradig individuellen Eigendynamik ist, unterscheiden sich Stakeholder und ihre jeweiligen Anforderungen zum Teil stark voneinander. Grundsätzlich lässt sich allerdings festhalten, dass im Versorgerumfeld häufig die folgenden Fachbereiche bei der Anforderungsaufnahme beteiligt sind: IT-Infrastruktur, IT-Betrieb, Back-office, Buchhaltung, Controlling, Prozessmanagement, Produktmanagement und Vertrieb.

In seiner Rolle als Anforderungsmanager muss der (Vor-)Projekt-Verantwortliche nun die einzelnen Perspektiven der Fachbereiche zusammenbringen und deren konkrete Anforderungen an ein neu einzuführendes E-Invoicing-System zusammentragen.

Grundsätzlich ist zu klären, wie die Fachbereiche die Lösung verwenden wollen – soll diese für einzelne ausgewählte Kunden verwendet werden oder sollen perspektivisch alle Kunden einer Kundengruppe eine elektronische Rechnung erhalten. Je nach Zielsetzung können sich in diesem Falle die Anforderungen an die IT-Architektur und den IT-Betrieb verändern. Eine weitere Frage ist die Anbindung in den Rechnungslegungsprozess – an welcher Stelle soll die elektronische Rechnung erstellt werden? Entsteht hier eine Prozessweiche, oder vielleicht sogar ein zweiter, eigenständiger Prozess, welcher bei Beginn der Abrechnung aktivierbar sein soll? Oder soll ein Standardprozess etabliert werden, welcher wiederum die optionale Erstellung einer elektronischen Rechnung oder anders herum, die optionale Erstellung einer Papierrechnung auslösen kann? Zudem sollten die Anforderungen zu der Frage, wie die Archivierung der Rechnung erfolgt, getroffen werden: wird nur die elektronische oder die Papier-Rechnung, oder werden eventuell sogar beide archiviert?

Bei den oben aufgezeigten Themenfeldern handelt es sich nur um einen Auszug der zu beachtenden Aspekte. Um potenzielle Kunden bei der Ermittlung ihrer Anforderungen zu unterstützen, bietet SEEBURGER in Zusammenarbeit mit unserem Partner econtea Workshops zur Schärfung der kundenspezifischen Anforderungen für das Thema elektronische Rechnung an. Im Rahmen des eintägigen Workshops erhalten Kunden eine Übersicht zu den Formaten für elektronische Rechnungen und unternehmen eine Analyse der IT-Landschaft hinsichtlich der optimalen Einbindung der elektronischen Rechnung in die Prozesslandschaft. Zugleich werden unsere Experten die aktuellen Rechnungsprozesse mit Hilfe eines Fragenkatalogs nach Sonderfällen und Spezialproblematiken überprüfen, die eine tiefere Betrachtung nötig machen können. Als Ergebnis dieses Termins erhalten Kunden dann eine Einschätzung zum Umfang und Aufwand der Einführung des E-Invoicings mit SEEBURGER.