E-Invoicing in der Schweiz – sicherer Einstieg bei voller Kostentransparenz

In der Schweiz gibt es die elektronische Rechnung (E-Invoicing) seit mehr als zwei Jahrzehnten. Begonnen wurde mit elektronischen Rechnungen an private Empfänger (Business-to-Consumer „B2C“). Vor allem Banken und große Unternehmen trieben diese Entwicklung voran. Zum Versenden an B2C-Kunden werden in der Schweiz Service-Provider genutzt, deren gute Akzeptanz bei den Endverbrauchern z. B. durch die Integration der elektronischen Rechnungen in die Online-Banking-Portale gefördert wurde.

Später erst wurde die elektronische Rechnungsstellung auf die Bereiche zwischen Unternehmen (Business-to-Business „B2B“)
und zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern (Business-to-Government „B2G“) ausgedehnt¹. Das hat dazu geführt, dass in 2017 mehr als 25% der Rechnungen in der Schweiz elektronisch ausgestellt wurden². Die Schweiz liegt damit im internationalen Vergleich im Mittelfeld.

Eine gesetzliche Pflicht zur digitalen Signatur bestand bis zum 27.09.2016. Für die Rechnungsempfänger bleibt die digitale Signatur aber weiterhin ein probates – und vor allem sicheres – Mittel zum Nachweis der Integrität und Authentizität einer Rechnung, um das Risiko des Verlusts abgezogener Vorsteuer zu reduzieren.

Welche Pflichten existieren fürs E-Invoicing in der Schweiz?

Für den B2B- und B2C-Bereich bleibt E-Invoicing weiterhin freiwillig.

Im B2G Bereich ist E-Invoicing in der Schweiz seit Anfang 2016 Pflicht. Für Geschäfte mit einem Vertragswert von mehr als CHF 5000 müssen Lieferanten der Bundesverwaltung Rechnungen in elektronisch strukturierter Form stellen. Neben semiautomatisierten Möglichkeiten für Kleinstlieferanten (z. B. PDF-Upload) können elektronische Rechnungen vollautomatisiert über die Provider verschickt werden.³ Elektronische Rechnungen reduzieren den Verwaltungsaufwand signifikant durch das automatische Einlesen, Verarbeiten, Buchen und Archivieren der elektronischen Rechnung.

Wie läuft E-Invoicing in der Schweiz ab?

Die klassische EDI-Anbindung zum direkten Austausch elektronischer Rechnungen bietet sich in der Schweiz
vor allem dann an, wenn viele Rechnungen zwischen wenigen großen Unternehmen (B2B) ausgetauscht werden sollen.

Die andere Möglichkeit ist, die elektronischen Rechnungen über Schweizer Service-Provider an kleinere Businesskunden, Privatkunden oder die Verwaltungseinheiten der Bundesverwaltung zu schicken. Da in der Schweiz ca. 70% der elektronischen Rechnungen über Provider² ausgetauscht werden, ist dieser Weg von äußerst hoher Bedeutung.

Diese Schweizer Service-Provider übernehmen im Wesentlichen folgende Aufgaben für den Rechnungssteller:

Signieren der Rechnungen
Optionales Visualisieren der Rechnungen im PDF-Format
Übertragung der Rechnungen an die Rechnungsempfänger
Übergeben von Statusrückmeldungen an den Rechnungssteller
(aus dem Prozess und vom Rechnungsempfänger)
Übergabe von Dateien zur Archivierung oder Archivierungsservice

Für die Rechnungsempfänger bieten sich durch die Integration der E-Invoices in die Online-Banking-Portale viele Sicherheits-, Effizienz- und Komfortvorteile:

Direktes Bezahlen der E-Rechnung ohne mühsames, fehleranfälliges Abtippen der Bankdaten.
Direkter Download der Rechnung als PDF (kein Scannen von Papierrechnungen)

Wie kann man die Umsetzung von E-Invoicing in der Schweiz einfach und sicher gestalten?

Um die Umsetzung einfach zu gestalten und die Risiken zu minimieren, empfiehlt es sich, hierfür mit einem Partner zu arbeiten, der die Anforderungen in der Schweiz und weiteren Ländern kennt. Denn die Vorteile liegen auf der Hand: Ein erfahrenerer Partner kann Sie bei der Einführung kompetent begleiten, kann Ihre zunehmenden internationalen E-Invoicing Anforderungen bündeln und sorgt so für Vereinheitlichung und Standardisierung. Empfehlenswert ist auch ein Start durch Buchung eines Cloud Service. Denn E-Invoicing-Anforderungen wie für die Schweiz sind technisch komplex und würden im Eigenbetrieb hohe initiale Kosten verursachen. Dem steht ein sofort nutzbarer, vorkonfigurierter Cloud Service gegenüber, an den die Rechnungsdaten lediglich in einem klar definierten Schnittstellenformat zu übergeben sind. Der SEEBURGER Cloud Service schickt dann Ihre Ausgangsrechnungen an Ihre großen Rechnungsempfänger (EDI-Verfahren) oder an die Kunden, welche Service Provider nutzen. Und natürlich verarbeitet der SEEBURGER Cloud Service auch die Statusrückmeldungen für Sie.

Ebenfalls lassen sich eingehende Rechnungen mit dem Cloud Service empfangen und in das von Ihrem ERP-System verwendete Eingangsformat übertragen.

Die Schweiz empfiehlt für E-Invoicing inzwischen offiziell die Nutzung eines hybriden Rechnungsformats basierend auf dem dt./frz. Standard ZUGFeRD/Factur-X. Details finden Sie in unserem Blog „Schweiz empfiehlt Nutzung des dt./frz. E-Invoicing Standards“.

SEEBURGER E-Invoicing Cloud Services für die Schweiz und viele weitere Länder

SEEBURGER bietet Ihnen mit den SEEBURGER Cloud Services fürs E-Invoicing in der Schweiz – und vielen anderen Ländern – einen sicheren, komfortablen, skalierbaren und hoch-performanten Einstieg bei voller Kostentransparenz. Dabei erstellen wir die elektronische Rechnung in dem entsprechenden Format (EDIFACT gemäß individueller Vereinbarung zwischen den Geschäftspartnern oder EDIFACT- und XML-Formate gemäß der Vorgaben der verschiedenen Provider etc.), signieren sie – sofern erforderlich – und übertragen diese Rechnungen an Ihre Kunden – entweder direkt oder über Service-Provider. Diese Cloud Services sind ERP-systemunabhängig und beinhalten die Möglichkeit der gesetzlich konformen Archivierung der Rechnungen.